ペーパーレス化とは、業務における紙の使用を減らし、電子化やデジタル化による作業を推進する取り組みです。紙の使用量の削減により、コスト削減と環境負荷の軽減が図れます。

この記事では、ペーパーレス化のメリットや注意点などを解説します。進め方のポイントについても徹底解説するので、ペーパーレス化の取り組みを実践する際はぜひお役立てください。

企業が取り組んでいるペーパーレス化

ペーパーレス化はSDGsにも貢献する取り組みであるため、多くの企業や組織が取り組んでいます。電子請求書や電子契約システムの導入、オンラインフォームの利用、デジタル文書の共有プラットフォームの活用などがペーパーレス化の主な事例です。

ペーパーレス化は文書を電子化することで効率的な作業環境の構築にも貢献します。電子化された文書は検索や共有が容易であり、業務効率化につながります。さらに、保管スペースの節約や情報漏えいリスクの低減なども期待できるでしょう。ペーパーレス化は多くの企業や組織が取り組んでおり、競合他社に先駆けて実践することが大切です。

ペーパーレス化の対象書類

ペーパーレス化の対象となる書類は、組織や業種によって異なる場合がありますが、一般的には以下のような書類が対象となります。

• ・契約書
• ・請求書
• ・領収書
• ・採用書類
• ・会議資料
• ・議事録
• ・プロジェクト計画書

上記の他にも、数多くの書類がペーパーレス化の対象になります。ペーパーレス化を進める際には、組織内で使用されている書類やプロセスを詳細に分析し、効果的な電子化の対象を特定することが重要です。

なお、ペーパーレス化を進める際には、関連する法律や規制を遵守し、適切な手続きや措置を取ることが必要です。電子契約書などの電子書類や電子文書を作成する際は、以下の法律に目を通しておきましょう。

• ・e-文書法
• ・電子帳簿保存法
• ・電子署名法
• ・データ保護法
• ・電子契約法

ペーパーレス化のメリット

まだペーパーレス化に踏み切るのに不安を抱えている方もいらっしゃるでしょう。ペーパーレス化にはどんなメリットがあるのか、以下でご紹介します。

文書の修正・共有のスピード化

電子文書は瞬時に修正や編集が可能であり、リアルタイムでの共有が容易です。複数の人が同時にアクセスできるため、共同編集や効率的な作業が促進されます。

環境保護・SDGｓへの対応と企業イメージが向上

ペーパーレス化は紙の使用を削減し、環境負荷の低減に寄与します。また、SDGs（持続可能な開発目標）への取り組みとして認識されるため、企業イメージやブランドイメージの向上にもつながるでしょう。

情報の検索性の向上

電子文書はキーワード検索や索引の活用で、迅速かつ正確な情報の検索が可能です。文書の分類や整理も容易であり、必要な情報へのアクセス時間を大幅に短縮できます。

情報漏えい・紛失・劣化のリスク低減

電子文書はデータの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策が容易であり、情報漏えいや紛失のリスクを低減します。また、紙文書のような劣化や破損、汚損の心配もありません。

どれだけ厳重な管理下であっても、紙の文書である以上、人的ミスのリスクに晒されています。外部持ち出しのできないデータ管理などが、ペーパーレス化システムの導入では実現します。

コスト削減やオフィスの省スペース化

ペーパーレス化により、紙や印刷物の購入コストや保管・廃棄コストを削減できます。また、ファイルキャビネットや書庫などのスペースを節約でき、オフィスの効率的な配置が可能です。

テレワークにも対応

昨今、コロナ禍は収束してきましたが、働き方改革やこれから先発生し得る感染症対策の一環として、テレワーク・リモートワークは重宝されていくでしょう。

電子文書はインターネットやクラウドを介してリモートでアクセス可能です。これにより、テレワークやリモートワーク環境での業務遂行が容易になります。

ペーパーレス化を成功させるポイント

ペーパーレス化を進める際のポイントとして、以下が挙げられます。以下のポイントを考慮しながら進めることで、効果的かつスムーズなペーパーレス化の実現が可能です。

ペーパーレス化の必要性を周知する

ペーパーレス化を推進するには、組織内の関係者に対してペーパーレス化の必要性やメリットを周知することが重要です。特に、コスト面の了承や導入初期にトラブルが起こりやすいことに対して十分な認識を持たせる必要があります。

実際、コロナ禍におけるリモートワークの需要の高まりにより、ペーパーレス化への理解は以前に比べ浸透し、それに伴って活用しやすいツールも増加傾向にあります。こうした状況をポジティブに捉えて、社内のペーパーレス化を成功させましょう。

自社に合ったITツール・システムを導入する

ペーパーレス化を実現するには、自社の業務ニーズや要件に合った適切なITツールやシステムの導入が必要です。業務の特性や規模に合ったツールの選定で、効果的なペーパーレス化が実現します。

IT人材の確保や社内教育を進める

ペーパーレス化を支えるためには、適切なIT人材の確保や社内教育が必要です。ITスキルの向上や業務に関する知識の普及を図り、組織内でのペーパーレス化への理解とスキルを高めましょう。

ペーパーレス化を段階的に進める

ペーパーレス化は一度に完全に実現することは難しい場合があります。そのため、段階的な導入や進め方を計画しましょう。重要な業務や優先度の高い書類から順次電子化し、徐々にペーパーレス化を推進するのが効果的です。

ペーパーレス化に役立つツール

以下のツールはペーパーレス化に貢献し、業務の効率化や情報のデジタル化を促進します。組織のニーズやペーパーレス化の目標に合わせて適切なツールを選定し、導入することが重要です。

OCR／AIOCR

OCRやAIOCRは、印刷物や手書き文書をスキャンし、テキストデータに変換するためのツールです。これにより、紙の文書を電子データ化し、編集や検索が可能となりますので、紙資料の整理にご活用いただけます。

さらに、AI OCRではAIにディープラーニングをさせることで、文字認識率の向上に成功しています。そのため、手書きのものや縦書きや罫線入りの書類でも対応することができます。

電子帳票ソフト

電子契約ソフトは、契約書や文書の電子化や電子署名を支援するツールです。電子契約書の作成や署名、管理を容易にし、紙の契約書の使用を減らせます。

これらのソフトの導入により、請求書や見積書をはじめとした対外的な文書をWeb上で送受信できるようになるので、特に企業間でのスムーズなやり取りが実現するでしょう。

電子契約ソフト

事務作業においては、多くの場合に資料や文書の作成や管理が必要になってきます。資料や文書の規格を統一することで、作成や参照の効率化が図れます。例えば、フォーマットの統一やテンプレートの使用などが有効です。

また、紙面上でのサイン等に相当する効力を持つ電子署名や、契約発生時の日時を正確に記録するタイムスタンプなどといった技術の活用により、法的効力も担保されます。

文書管理ソフト

文書管理ソフトは、電子文書の管理や共有を効率化するためのツールです。電子文書の作成、編集、共有、検索、管理などの機能を提供し、業務の生産性向上や情報の一元化を支援します。

まとめ

ペーパーレス化の取り組みはSDGｓへの対応や環境保護につながるだけでなく、文書を電子化することでコスト削減や業務効率化にも大きく貢献します。ペーパーレス化の進め方のポイントは、自社に合ったツールを導入し、段階的に進めることが大切です。

ペーパーレス化には、OCRや電子帳票ソフト、文書管理ソフトなどのツールが役立ちます。ニーズや目的、目標に合わせて適切なツールを選定し、ペーパーレス化を段階的に進めていきましょう。

社内のDX化を促進！スマートゲートのBPO

「スマートゲートのBPO」では、社内のDX化を検討している方へおすすめのサービスをご提供しています。

弊社では、名刺やアンケート、応募ハガキなど紙媒体で保管していた情報をデータ化するサービスを提供しています。顧客管理ソフトや会計ソフトなど、導入したいクラウドサービスに合わせてCSVやExcelにて納品いたしますので、サービスの導入に伴うデータ整理のコストを削減し、スムーズな社内導入を実現することができます。

他にもOCR処理やスキャニング代行など、業務の効率化を支援するサービスが多数ございますので、ぜひご検討ください。