事務作業を効率化しよう！
業務プロセスにおけるムダを排除する「業務効率化」は、働き方改革が推し進めらている現代では、とても重要視されています。低生産性や人手不足などの問題は、事務作業の効率化で解決できる可能性があるでしょう。この記事では、事務作業の効率化のコツをご紹介します。
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事務作業の効率化とは？何から始めるか
事務作業を効率化すると、効率化された作業プロセスにより、作業時間を短縮できます。作業時間を短縮できると、同じ業務時間内でより多くの作業をこなせるため、生産性の向上につながります。
なお、業務効率化としばしば一緒のくくりにされがれがちな、この「生産性向上」が意味するのは可能な限り少ないリソース内で結果を出すことですので、業務効率化とは少しベクトルが異なることに留意しましょう。
生産性が向上すると、売上や利益を増やすことが可能です。収益アップにつながる可能性が高いため、事務作業の効率化は企業にとって重要な取り組みであるといえるでしょう。
事務作業を効率化するには、さまざまなツールや手法の活用が重要です。例えば、エクセルやプログラミング、さらには関連する本や効率化グッズなどが役立つ場合があります。
事務作業の効率化にはさまざまな要素が関わっており、ツールや手法を組み合わせることで効果的な結果を得られるでしょう。
事務作業の効率化のコツ
以下では、事務作業の効率化のコツをご紹介します。複数の方法を効果的に組み合わせて実践しましょう。
ショートカットキーを使って時間短縮につなげる
ショートカットキーを覚えることで、マウスを使わずに作業を進められます。たいていの場合、一度学んだショートカットキーは他のソフトやページでも使いまわせることがほとんどできて大変便利ですので、一気に覚えてしまうのがよいでしょう。
例えば、コピー・貼り付け、ファイルの保存、画面の切り替えなどの操作をキーボードだけで行えるようにしましょう。ショートカットキーを使うことで、手間や時間を節約できます。
業務マニュアル・フローチャートを作成する
作業の手順やフローを明確にした業務マニュアルやフローチャートを作成しましょう。これにより、作業の手順や流れを把握しやすくなります。また、他の人との情報共有や社員研修の際にも役立ちます。
単純作業・高頻度作業は自動化する
ルーティンワークや頻繁に行う作業は、自動化ツールやソフトウェアを活用して効率化しましょう。例えば、データの入力やファイルの整理などを自動化することで、作業時間を大幅に短縮できます。
必要に応じてアウトソーシングを検討する
すべての作業を社内で行う必要はありません。特定の業務やタスクを外部の専門業者に委託することで、効率化やコスト削減が図れる場合もあります。アウトソーシングの利用を検討して、効率化の可能性を探ってみましょう。
これらのコツを実践することで、事務作業の効率化が図れます。ただし、効果的な効率化策は環境や業務内容によって異なる場合があるため、自社の業務に適した方法を選択することが重要です。
事務作業を効率化する際に意識するポイント
事務作業を効率化する際に意識すべきポイントとして、以下が挙げられます。
業務の優先度をつける
業務の重要度や緊急度に応じて、優先順位をつけることが重要です。優先度を明確にすることで、効率的な業務遂行と成果の達成につながります。優先度の高い業務にリソース（人材、予算、ツールなど）を集中させ、成果の最大化を図りましょう。
常に効率的な方法を模索する
効率的な方法や手法を探求することで、作業時間や手間を削減できます。システムやツールの活用、改善余地のあるプロセスの見直しなど、常に効率化を追求する姿勢を持つことが大切です。
コスト意識を持つ
効率化を図る際には、コスト意識も重要です。コストを最小限に抑えながら、効果的な手段を選択することが求められます。効率化に伴う投資対効果やコスト削減のポテンシャルを考慮し、合理的な判断を行いましょう。
相手に合わせた報連相を心掛ける
事務作業の効率化には他の人とのコミュニケーションが欠かせません。報告や連絡、協力依頼などの際には、相手のニーズやスケジュールに合わせて適切なタイミングや方法を選択しましょう。円滑なコミュニケーションは業務の効率化にも貢献します。
事務作業を効率化する際の注意点
事務作業を効率化する際の注意点として、以下のポイントが挙げられます。
現状の業務内容を見える化する
まずは現状の業務内容を明確に把握しましょう。業務のフローや手順などを可視化し、どの部分が効率化の対象となるのかを把握します。これにより、具体的な改善点や効率化のポテンシャルなどがわかります。
問題点を改善するスケジュールを立てる
効率化に向けて改善すべき問題点や課題を洗い出しましょう。その後、改善対策を実施するためのスケジュールを立てます。優先順位や実行可能な範囲で改善を進めることが重要です。
資料の規格を統一する
事務作業においては、多くの場合に資料や文書の作成や管理が必要になってきます。資料や文書の規格を統一することで、作成や参照の効率化が図れます。例えば、フォーマットの統一やテンプレートの使用などが有効です。
ベンダーのサービス内容を慎重に確認する
効率化するためのコツの一つとして、必要に応じてアウトソーシングを検討することを先述しましたが、一つ注意すべきことがあります。それは、機能や使いやすさを吟味することの他に、「導入後のサポートサービスが徹底されているか」や「導入したツールを使いこなせるようスタッフの育成を手伝ってくれるか」などのアフターフォローに関する懸念です。
プログラムやシステムへの知識が少なかったり、対処できるスタッフが少なかったりするからツールを導入したのにも関わらず、日々の運用はおろか効率化が妨げられるようになってしまっては本末転倒です。トラブル時の対応やスタッフ育成のサポートが手厚いものを選ぶことが重要と言えます。
主な事務作業の効率化ツール
事務作業の効率化に際しては、ツールの使用が有効です。主な事務作業の効率化ツールとして、以下が挙げられます。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、業務のタスクやプロジェクトを効率的に管理するためのツールです。タスクの割り当てや進捗管理、優先順位の設定などを行うことで、業務の組織化と効率化を図れます。
インターネットのある環境でさえあれば、いつでもどこでもツールにアクセスできる点は、テレワークへの理解が普及した近年の傾向に適したメリットであると言えるでしょう。
勤怠管理ソフト
勤怠管理ソフトは、出勤・退勤の記録や休暇申請、労働時間の集計などを効率的に行うためのツールです。自動計算やレポート作成機能などの活用で、労働時間の管理や給与計算の手間を軽減できます。
ソフトの利用により、給与計算事務に係る計算ミスや負担を大幅に削減することが期待できます。労務関係の法改正への対応も、自動化することで人的ミスの防止につながるでしょう。
以下の記事では、勤怠管理ソフトの料金や特徴を徹底比較した上で厳選した、勤怠管理ソフト15選をご紹介しています。
資料の規格を統一する
事務作業においては、多くの場合に資料や文書の作成や管理が必要になってきます。資料や文書の規格を統一することで、作成や参照の効率化が図れます。例えば、フォーマットの統一やテンプレートの使用などが有効です。
電子契約ソフト
電子契約ソフトは、契約書や文書の電子化を行うためのツールです。電子署名やワークフローの自動化などの利用で、契約プロセスの効率化や文書管理のスムーズ化などが可能になります。
現在、実際に政府や関係省庁をはじめとして流通・小売業、製造業、不動産業などの幅広い企業から個人事業主まで電子契約ソフトの導入が進んでいます。
以下の記事では、電子契約ソフトのメリットや注意点などを解説し、厳選した電子契約ソフト15選をご紹介しています。
AIチャットボット
AIチャットボットは、自動応答や問い合わせ対応などの業務を自動化するためのツールです。特定のルールやパターンに基づいて応答することで、問い合わせ業務の効率化や顧客対応の迅速化を図れます。
以下の記事では、チャットボットツールの比較ポイントや機能をまとめた上で厳選した、チャットボットツール12選をご紹介しています。
ナレッジマネジメントソフト
ナレッジマネジメントソフトは、組織内の知識や情報を収集・整理・共有するためのツールです。ドキュメント管理や情報検索、共有プラットフォームなどを提供し、知識の共有とアクセスの容易化を実現します。
「社内のナレッジ共有を活発化したい」、「社員の教育を効率的に行いたい」といったそれぞれの目的に合わせて業務マニュアルやFAQ、社内Wiki、日報などの社員が日々利用するものまで、あらゆるナレッジを共有することで、業務の効率化や生産性の向上を促すことができます。
以下の記事では、ナレッジマネジメントソフトのメリットと選ぶ際のポイントを踏まえた上で厳選した、ナレッジマネジメントソフト13選をご紹介しています。
まとめ
事務作業を効率化すると作業時間を短縮でき、生産性向上につながります。ショートカットキーの使用や業務マニュアルの作成、アウトソーシングの活用などが事務作業を効率化するためのコツです。
事務作業を効率化する際には、現状の業務内容を明確に把握した上で、改善対策を実施するためのスケジュールを立案します。実践する際はタスク管理ツールやナレッジマネジメントソフトなどのツールも効果的に活用して、事務作業の効率化を図りましょう。
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