庶務とは？
庶務は組織の「縁の下の力持ち」的な存在であり、さまざまな業務をこなし、組織全体の運営を支えます。庶務の仕事は多岐にわたりますが、 組織の円滑な運営に不可欠であり、庶務の存在は組織の効率を高める役割を果たします。
しかし、庶務の仕事内容を正確に知っている人は少ないのではないでしょうか。この記事では、庶務の仕事内容について具体例を挙げて総務との違いもわかりやすく解説します。
庶務の仕事内容とは？
庶務は事務職の一種であり、一般的に企業の日常的な事務を担当します。
アウトソーシングは一部の業務や機能を外部に委託することを指し、例えば、ITサポートや給与計算など特定の業務をアウトソース化するのが一般的です。一方、BPOは企業の業務プロセスを一括して外部に委託する形態を指します。
具体的には
- ・書類の整理
- ・電話の応対や来客対応
- ・備品の管理
- ・ファイリング
- ・オフィスの清掃
など、庶務が担当する業務は多岐にわたります。
庶務と総務の違い
庶務と総務はどちらも事務職ですが、仕事内容が異なります。総務は組織全体の事務を担当し、人事管理や労務管理、会計などが主な仕事です。情報システムの運用なども総務の仕事に含まれます。
総務部門は組織内のさまざまな側面に関わり、戦略的な視点で組織の運営を支える役割を果たします。その一方で、庶務は総務部や営業部など特定の部署内の事務を担当する点が両者の違いです。
庶務の主な仕事内容
庶務の仕事は多岐にわたりますが、主な仕事としては以下のようなものがあります。
来客・電話の対応
来客や電話の対応は庶務の代表的な仕事です。庶務が来客や電話の対応をすることで、部署内の他の社員は自分が担当する業務に集中できます。組織内における効率的な業務の遂行を支援し、各メンバーが自身の専門領域に集中できる環境を提供します。
備品の管理・補充
備品の管理や補充も庶務の担当業務です。文房具や消耗品などの備品を管理して、不足分の補充を行います。例えば、コピー機の用紙がなくなったら庶務が新しい用紙を補充します。備品の管理と補充はオフィスのスムーズな運営に欠かせない大切な業務です。
データ入力
データ入力も庶務が担当することが多い業務です。データ入力は、顧客情報や統計データなどの情報をコンピュータシステムに正確に入力する作業です。これによってデータが管理され、必要なときにアクセスや分析ができるようになります。
郵便物等の発送・外出
一般的には、小口経費の精算は経理部門の仕事です。しかし、組織によっては庶務が担当することがあります。小口経費の精算は日常的に発生する経費の処理であり、庶務が担当することで、経理部門はより重要な業務に集中できるようになります。
小口経費の精算
郵便物や書類の発送は組織内で日常的に行われる業務であり、迅速に対応しなければなりません。庶務がこれらの業務を担当することで、組織の運営が円滑に進行し、他のメンバーが本来の業務に集中できる環境が提供されます。
資料作成
一般的に、庶務は組織内の雑務や日常的な事務を担当し、資料作成もその一環です。組織内で必要とされるさまざまな資料（報告書、プレゼンテーション資料など）を庶務が作成することで、他の社員はプレゼンテーションなどに活用できます。
清掃
オフィスの清掃も、庶務の代表的な業務の一つです。オフィス内の清潔さを保つことは、組織運営において重要な要素の一つであり、庶務がこれらの業務を担当することで、快適な環境を維持できます。
庶務に求められるスキル
庶務の仕事は多岐にわたるため、さまざまなスキルが求められます。ここでは、庶務に求められる代表的なスキルについて解説します。
ビジネスマナー
ビジネスマナーは庶務の仕事において非常に重要なスキルです。来客応対や電話対応などの業務では、適切なビジネスマナーが求められます。組織や企業の代表として外部とのコミュニケーションを取る場面において、礼儀正しい態度や適切な振る舞いが重要です。
コミュニケーション能力
庶務が担当するデータ入力や小口経費の精算などの業務は正確性が求められます。また、来客や電話の対応においては臨機応変な対応と柔軟性が必要です。予期せぬ状況に適切に対処する能力や、相手の要望や状況に適切に対応する柔軟性が求められます。
正確性と柔軟性
他の部署やメンバーと連携するには、円滑なコミュニケーションが求められます。組織内での情報共有や連絡事項の伝達がスムーズに行われないと、誤解や情報の欠落が生じ、組織の運営に支障をきたすこともあるでしょう。
パソコンに関する最低限の知識
資料作成やデータ入力などの業務は、パソコンに関する最低限の知識が必要です。特にエクセルやワードは頻繁に使用するため、これらのソフトウェアを中級程度以上のレベルで操作できることは、業務の効率性や品質を向上させるために重要です。
簡単な簿記の知識
経費の記録や小口経費の処理などの業務は、基本的な簿記の知識があると大変役立ちます。また、会社が導入している会計ソフトも業務で使用することが多いです。基本的な操作方法や処理手順は理解しておきましょう。
庶務の仕事が得意な人の特徴
庶務をする上で必要とされるスキルは前項の通りですが、どういう特徴をお持ちの方が庶務の仕事を得意としているかについても解説します。
ホスピタリティに秀でている
ホスピタリティに秀でている人は、相手の「今これをやってほしい」と考えていることや、「次に何をしたら喜んでもらえるか」を考えて行動することができます。業務を円滑に進めていく上で、ポジティブな職場環境を作り出すことのできる、ホスピタリティに秀でた人は団結力を高めることにも貢献します。
細部にまで注意を払うことができる
細部にまで注意を払うことができる人は、ホスピタリティに秀でている人とは別のベクトルで組織全体に貢献することができます。例えば、データの入力や小口経費の精算に際して発生しがちなミスにいち早く気付いたり、データを細かく分析して優れた資料作成をしたりするなど、効率化や正確性に寄与することができるでしょう。
庶務が得られるやりがい
庶務の仕事は、業務の遂行を通じてさまざまなやりがいを得ることができます。ここでは、代表的なやりがいについて解説します。
人脈が広がる
一般的には、庶務の仕事は組織内のさまざまな部署やメンバーとの連携が求められるため、コミュニケーションの機会が多いです。また、来客応対なども人との接触が多く、人脈が広がるチャンスとなることがあります。
コミュニケーションや連携の機会を大切に活用することで、新たな人脈を築けるチャンスが広がります。このように、コミュニケーションを通じて人脈を築く機会が生まれることにやりがいを感じることがあるでしょう。
マルチタスクスキルが身につく
庶務の業務は多岐にわたり、異なる業務を同時にこなさなければなりません。例えば、来客応対と同時に電話対応を行ったり、資料作成と備品の管理を同時進行で行ったりすることがあります。
庶務の仕事はタスクの優先順位を設定し、適切なタイミングで切り替えながら作業を進める能力が求められます。そのため、複数のタスクを同時に処理するスキルや効率的な時間管理などがマルチタスクスキルの一環として上達する可能性があるでしょう。
まとめ
庶務の仕事内容は来客・電話の対応や資料作成、データ入力など多岐にわたります。いずれの業務も組織の運営には欠かせないものであり、庶務の存在意義は大きいといえるでしょう。
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