ナレッジマネジメントソフトとは?

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ナレッジマネジメントソフトとは、個人が持っている知識や経験などの業務に関するノウハウを社内共有するソフトです。

会社の業務方針や取引情報などの機密性の高いものから、業務マニュアル、FAQ、社内Wiki、日報などの社員が日々利用するものまで、あらゆるナレッジを共有することで、業務の効率化や生産性の向上を促すことができます。

ナレッジ共有のツールを選定している方は、

社内のナレッジ共有を活発化したい

社員の教育を効率的に行いたい

など、その目的は様々だと思います。

本記事では、ナレッジマネジメントソフトについて、メリットや注意点、選び方を踏まえた上で、目的別におすすめのサービスを紹介いたします。ぜひご参考ください。

ナレッジマネジメントソフトのメリット

ナレッジ共有や収集、蓄積がスムーズになる

社員の退職や配置替えの際にノウハウの共有がされていない場合、情報共有のためにマニュアル作成に追われたりノウハウ自体が失われてしまうことがあります。

ナレッジマネジメントソフトを導入しておくと、業務のマニュアルや日々の業務での気づきも知識として蓄積・共有が行われるため、属人化の防止となり、業務の効率化が見込めます。

また、社員がどのような業務を行っているか「見える化」できるようになるため、非効率な業務の削減や改善にも役立てることができます。

社員を効率的に教育してスキルの平準化ができる

ベテラン社員のノウハウを簡単に共有できるようにすることで、新人社員の教育の際、効率的に業務に有効な情報を提供することができるようになります。

また教育担当者による教え方や知識の違いも、ナレッジ共有しておくことで教育内容を均一化できるようになり、社員のスキルを平準化できるようになります。

新しいノウハウに対しても瞬時に共有できるようになるため、常に業務の効率化や改善を行える環境を作ることができます。

社内コミュニケーションが活発になる

情報をアウトプットしてくれた社員に対して感謝や質問などのアクションが取れるソフトだと、コミュニケーションに発展しやすくなります。

またリモートワークを推進している企業においては直接会話をする機会がないため、ナレッジマネジメントソフトが業務の改善や削減を随時指摘し合える場となりえるでしょう。

ナレッジマネジメントソフトの注意点

社員の理解と運用体制を整える必要がある

その場で質問できたり、定期的にミーティングを行っていたりするため、ナレッジがテキスト化される機会が少ない場合、わざわざソフトに書き込んで蓄積することが手間となり社員の理解が得られないことがあります。

また、ソフトを導入しても「だれがいつ書くのか」「どのようなフォーマットで書けば良いのか」などある程度規定を決めておかないとソフトが定着せず、継続的な活用が難しくなってしまいます。

そのため、ナレッジマネジメントソフトを導入する際は、だれが主導してナレッジ共有を行うのか、どのような形式で書いていくのか決めてから取り組むと良いでしょう。

アウトプットするハードルが高いとナレッジ共有の文化が生まれない

「大した知識でもないから」「みんな知っていることだから」といって蓄積されない情報は数多くあり、新しく業務に取り組む社員が過去の履歴を探す工程が生まれてしまうことがあります。

日々の業務の中にナレッジをアウトプットするタイミングやテキスト化する工程がないため、社員が情報共有を行う文化が生まれないのです。

情報共有やテキスト化を行う工程を規定として意識的に挟むことで、暗黙知と呼ばれる属人化されている知識の共有も活発に行われるようになります。

検索性が低いと収集しても活用されない

確認したいマニュアルや業務で分からないことがあったとき、検索性が低いツールの場合、必要な情報を探す手間がかかってしまって情報の活用が難しくなってしまいます。

また、PDFやWord、Excelなど様々なデータ形式の文書で情報保管を行っている企業だと、その中身の情報も検索する際に参照されるツールのほうが扱いやすくなります。

自社でどのようなデータを活用したいのか確認してから最適な検索性の高いツールを選定することで、情報の活用がスムーズになるでしょう。

ナレッジマネジメントソフトの選び方

検索性やマルチデバイス対応などの利便性が高いか

ナレッジマネジメントソフトには、社内wikiやチャットツールなど様々な機能が搭載されているため社外でも使用する場面が多いです。

そのため、PCだけでなくタブレットやスマートフォンからもアクセスできる方が外出先でも業務に関する情報を得たり共有したりできるので、マルチデバイス対応のツールを選ぶと良いでしょう。

また、社員が日々使用する重要なツールとなるので検索や閲覧がしやすい画面設計・操作性になっているのか、無料トライアルがある場合は試してみると良いです。

社員がナレッジをアウトプットしやすいか

社内wikiツールの場合、文書を作成する際に使用できるテンプレート機能や文字を装飾する機能が豊富な方が、気軽に書きやすく社内コミュニケーションにも繋がりやすくなります。

また、PDFやExcel、Wordといった様々な形式の文書や動画などを手軽にアップできる方がデータ変換の手間がかからないため時間的なコスト削減になります。

社員がナレッジをアウトプットする際の心理的ハードルを低くすることで、継続的にナレッジの蓄積と活用を促すことができます。

ナレッジ共有した社員に対してアクションができるか

ナレッジを共有した社員に対してスタンプやコメントなどで感謝や質問といったアクションができるツールだと、社員のモチベーションにつながるため、ツールの定着が早まり継続化ができるでしょう。

また人事評価について、業務経験が豊富な社員ほどナレッジ共有を忌避する傾向にあるので、ナレッジ共有を行っていることを評価に含めることが必要になります。

そのため、社員がどのような情報を提供したり検索したりしているのか、ある程度把握ができるツールの方が導入しやすいでしょう。

ナレッジ共有特化型やFAQ・社内Wiki型など目的に合った特徴を持っているか

メーカーや商品開発部でツールの導入を検討中の方は「社内外の中から新商品の参考となるデータを探したい」「プレゼンのために類似商品と比較したい」など参考文書の検索を目的としている場合が多いでしょう。

また問い合わせ対応やコールセンターなどではAIによるチャットボットや顧客情報管理、コミュニケーションツールとしての活用を目的としてる方もいると思います。

多くの機能が搭載されているツールの場合コストも高くなり操作が煩雑となることもあるので、できるだけ目的に適した機能のみが搭載されているソフトを選ぶと良いです。

おすすめのナレッジマネジメントソフト5選(ナレッジ共有)

DocBase

DocBaseのwebページ
(出所:DocBase公式Webサイト)

DocBaseは登録実績10,000社を超える初心者にも扱いやすい情報共有ツールです。
ワンクリックでメモに対して「グッジョブ!」と気軽に反応を送ったりコメントをつけたりすることができます。コメントに対して絵文字でリアクションすることも可能です。
シングルサインオンやアカウントの不正利用対策の2段階認証、操作履歴の保存といったさまざまなさキュリティ機能が搭載された安全性の高いものとなっているためリモート接続でも安心して利用できます。

初期費用 月額費用
990円(税込)~(3名)
無料トライアル 提供形態
30日間 クラウド
  • Markdown記法で入力補助も充実しているので初心者にも扱いやすい
  • 実績のある高い安全性でリモートワークでも安心
  • ナレッジ共有に対して気軽に感謝やメンション付きでコメントができる

esa

esaのwebサイト
(出所:esa公式Webサイト)

 

esa(エサ)はドキュメントの作成から蓄積、共有、更新、整理までを気軽に行えるナレッジ共有ツールです。
WIP機能によりドキュメントを書き途中でもチーム内に共有されるため、業務の悩みやアイデアがすばやく共有され新しいアイデアへの発展を促します。不完全でも情報を共有することで、だれでも気軽な投稿ができる環境となっています。
チーム内で共有しながら何度も更新し、徐々にドキュメントを育てる発想で作られたツールなので、複数人での同時編集やリアルタイムプレビュー機能といった文書の編集に特化した機能が搭載されています。

初期費用 月額費用
500円(税込)~(1名)
無料トライアル 提供形態
60日間 クラウド
  • 書き途中(WIP)から仲間と共有
  • 不完全でも共有しながら何度も更新することでドキュメントを育てるコンセプト
  • チャットのように気軽に発信、Wikiのように整理・編集する

Knowledge Explorer

Knowledge Explorerのwebサイト
(出所:Knowledge Explorer公式Webサイト)

 

Knowledge Explorer(ナレッジエクスプローラー)は、作成中の文書に対して社内に蓄積されている文書から参考になる情報をAIがピックアップしてユーザーに知らせるナレッジ活用支援ツールです。
作成中のドキュメントと同じテーマのドキュメントを簡単に検索でき、手掛かりとなるキーワードが思いつかなくても類似ドキュメントが見つけられます。
また自分以外のユーザーがどのようなキーワードで検索し得られた検索結果からどのようなドキュメントを参照したのか確認でき検索時の行動や判断が可視化されるため、ベテラン社員の検索履歴を他ユーザーが参照することで社員一人ひとりの情報検索力が向上します。

初期費用 月額費用
要問合せ 要問合せ
無料トライアル 提供形態
要問合せ オンプレミス
  • 作成中の文書に対して参考となる社内文書をAIが抽出
  • 他ユーザーの検索履歴を参照することで情報検索力がアップ
  • 最新の研究論文から過去の仕様書まで知り得なかった情報を探すことなく自動で獲得

flouu

flouuのwebサイト
(出所:flouu公式Webサイト)

 

flouu(フロー)は社内に散在した情報・文書を集約し業務効率化を実現するクラウド情報共有ツールです。
ドキュメントにチャット機能があるためリアルタイムコミュニケーションができます。指定の位置にピンを打ってコメントをすることもできるので、フィードバックを見逃しません。
記録された文章・チャット内容、添付ファイルの中身などから文書を横断的に検索します。また、柔軟な公開範囲の設定、編集可能ユーザーの設定機能により、自社に合ったオープンな情報共有環境を構築することが可能です。

初期費用 月額費用
550円(税込)~(1名)
無料トライアル 提供形態
14日間 クラウド
  • ファイルの中身も含めた全文検索で必要なものがすぐ見つかる
  • 文書を見ながらチャットできるから効率的
  • 柔軟な公開範囲設定・編集制限により、自社に合った情報共有を実現

 

Evernote

Evernoteのwebサイト
(出所:Evernote公式Webサイト)

 

Evernote(エバーノート)は世界中で利用されている情報整理に必要な機能が揃っているノートアプリです。
強力な文字認識機能が搭載されているためOffice文書だけでなく、写真やホワイトボードのスキャン、手書きメモ、名刺、文書の中まで、もれなく検索することが可能です。
また、Evernoteをカレンダーの予定にリンクすると期日、リマインダー、フラグを設定して、タスクをしっかり管理できます。さらに「繰り返しのタスク」を利用すれば、定期的に発生するタスクをうっかり忘れてしまうこともありません。

初期費用 月額費用
680円(税込)~(1名)
無料トライアル 提供形態
無料プランあり(使用制限あり) クラウド
  • カレンダーの予定とリンクすると必要な時に通知が届く
  • 画像やスケッチ、メール、文書、音声ファイルなども記録できる
  • iPhone、Android、Mac、Linuxなどあらゆるプラットフォームから利用可能

おすすめのナレッジマネジメントソフト5選(FAQ・社内Wiki)

Qast

Qastのwebページ
(出所:Qast公式Webサイト)

Qast(キャスト)は4,000社以上の導入実績がある、個人のノウハウを引き出し組織全体のパフォーマンスを最大化するナレッジ経営クラウドです。
業種や職種を問わず、直感的に操作できるシンプルなUIが特徴で初めてツールを使う方、普段ITに慣れていない方でも直感的に操作することが可能です。
社内の疑問は「Q&A」、自ら発信するナレッジは「wiki」に誰でも気軽に投稿できます。投稿数やいいね等の反応数の統計が取れるため、だれがどのくらいナレッジ共有に貢献しているのか可視化できます。

初期費用 月額費用
要問合せ 要問合せ
無料プラン 提供形態
無料デモ(10人まで) クラウド
  • シンプルなUIが特徴初心者でも使いやすい
  • 投稿数やいいね等の反応数の統計が取れる
  • 社内版Q&AとWikipediaを気軽に投稿・回答

NotePM

NotePMのwebサイト
(出所:NotePM公式Webサイト)

 

NotePMは、登録企業7000社の実績を持っている、社員がさまざまな情報を書き込み蓄積する社内wikiツールです。
Word・Excel・PowerPoint・PDFなどのファイル共有や、高機能エディタとテンプレート機能、画像編集機能などが搭載されているため、マニュアル作成をスピーディーにしてナレッジマネジメントの課題を解決します。
社内掲示板的な使い方もでき、見出しや太文字・画像貼り付けなどのテキスト装飾もできるのでブログを投稿するような感覚で気軽に情報発信ができます。

初期費用 月額費用
4,800円(税込)~(8名)
無料プラン 提供形態
30日間(100名まで可能) クラウド
  • 社内掲示板のように社員が気軽に情報発信ができる
  • 高機能エディタとテンプレートでバラバラなフォーマットを標準化
  • 更新履歴を自動的に記録して変更箇所はハイライト表示

Confluence

Confluenceのwebサイト
(出所:Confluence公式Webサイト)

 

Confluence(コンフルエンス)は、世界中で利用されている知識を集めて共同作業するためのリモートでも使いやすいチームのワークスペースです。
豊富なプラグインやアドオンが提供されているためConfluenceをチームのニーズに合ったテーマ、ダイアグラム、ワークフロー管理のソリューションでカスタマイズすることができます。
またNRIが提供する議事録自動作成ソリューション「aslead AutoMinutes」と連携すると会議のやり取りを文字起こししてConfluence上に蓄積することができます。

初期費用 月額費用
660円(税込)~(1名)
無料プラン 提供形態
無料プランあり(10名まで) オンプレミス/クラウド
  • 豊富なプラグインやアドオンで自由にカスタマイズができる
  • 世界中75,000以上利用されている信頼性
  • Slackやboxなど3,000以上のツールと連携が可能

 

kintone

kintoneのwebサイト
(出所:kintone公式Webサイト)

 

Kintoneは、顧客管理や問い合わせ管理から、社内外のアンケート、FAQシステムなど幅広い機能が搭載されているクラウド基盤サービスです。
用途別に様々な使い方ができますが、基本的な月額料金がリーズナブルなので必要な機能だけをオプションとして付け加えて自由にカスタマイズができます。
個人事業主から大企業まで20,000社の導入実績があり、データ管理が一画面に集約・共有できるのでチームの仕事を見える化します。

初期費用 月額費用
780円(税抜)~(1名)
無料プラン 提供形態
30日間 クラウド
  • 業務に関連するデータを一画面に集約・共有できる
  • オプション機能を自由にカスタマイズできるから最適なシステム構築ができる
  • 様々な業種・規模の企業での導入実績がある

 

Notion

Notionのwebサイト
(出所:Notion公式Webサイト)

 

Notion(ノーション)は多くのチーム、プロジェクト、ドキュメントをつなぐことで情報の分断を解消して一丸となって作業できるようにするワークスペースを提供しているクラウドツールです。
ドラッグ&ドロップするだけで、必要なダッシュボード、Webサイト、ドキュメント、システムなどを作成でき、思い通りのワークフローを構築することができます。
タスクに応じて何千もの既成テンプレートが無料で利用できるため、文書のまとめ方に困ることはないでしょう。

初期費用 月額費用
チームプラン:8ドル(1名)
無料トライアル 提供形態
無料プランあり クラウド
  • 個人プランは全て無料で使用できる
  • 豊富なテンプレート機能で最適な文書を作成できる
  • ロードマップ機能やタスクリストの管理などチームでの業務に必要な機能が搭載

 

まとめ

本記事では、ナレッジマネジメントソフトのメリットや注意点、選ぶポイントを踏まえた上で、厳選したナレッジマネジメントソフトをご紹介いたしました。

どのような業務課題の改善を目的としているのかによってソフトに求める機能が変わるので、改めて目的と業務課題を整理すると良いでしょう。

また、日々使用するソフトになるので社員が継続的に扱いやすい画面設計や性能になっているのか無料トライアルなどで確認すると良いです。

ぜひ、ナレッジマネジメントソフトを導入して業務の効率化に活かしてみてはいかがでしょうか。

ナレッジマネジメントソフトまとめ画像

ナレッジマネジメントソフトを簡単に導入!スマートゲートのBPO

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