文書管理ソフトとは
文書管理ソフトとは、電子化した文書を保管し、必要なときに活用できるように正しく整理整頓してくれるソフトです。社内文書だけでなく契約書や会社の機密に関する重要書類も保管するため高いセキュリティ性を保持しています。
また、必要な文書をパソコンやスマホなどで時間と場所を問わず共有できることは、テレワークやリモート会議においても大幅な業務の効率化が見込めます。
本記事では、文書管理ソフトについてメリットやデメリット、選び方を踏まえた上でおすすめのソフトをご紹介いたします。
ファイルサーバーとの違い
文書管理ソフトと似たサービスとして「ファイルサーバー」があります。
大容量のデータを保管するには便利ですが、文書管理ソフトとは違って「文書の検索性」や「文書の有効期限の通知」「ワークフロー機能」などの機能が備わっていません。
機密性の高い社内の文書を保管したい場合や、文書を有効的に活用して業務を効率化したい場合は文書管理ソフトの導入をおすすめします。
紙媒体での文書管理の課題
2021年度の電子帳簿法保存法の改正により、電子取引における電子データの保存が義務付けられることになりました。これにより企業では経理関係の書類を含めた、社内書類全般の電子化が加速しています。
従来の取引では紙媒体での申請や承認フローが一般的で、紙媒体にてファイリングが行われていました。しかし、紙媒体は保管スペースかつ物理的なセキュリティ性が必要になります。
また、紙媒体は検索性が低いため、きちんとファイル分けを行ったとしても膨大な書類の中から目的のものを探し出すのに手間と時間がかかってしまいます。
このように、紙媒体での書類の保存では、セキュリティ面や保管スペースの確保、検索性の低さなど様々な課題があります。そこで、電子媒体で文書管理を効率的に行える文書管理ソフトの導入が効果的になるのです。
文書管理ソフトのメリット
検索機能により作業効率が上がる
文書保管ソフトでは、保管する文書に対して部署や作成者名、契約書であれば契約名と契約先などのタグを付けることによって、必要なときに簡単に検索して閲覧できるようにします。
またソフトによっては、全文テキスト検索により、全ての文書から検索した単語が含まれている文書をピックアップすることができます。
検索機能が充実しているソフトを選定することで、大量の文書の中から目的のものを探しやすくなったり、資料作成の際に参考資料を探すのが楽になるため、作業効率が上がるでしょう。
社内承認がスピーディーになる
ほとんどの文書管理ソフトにはワークフロー機能が備わっています。
ワークフロー機能とは、ソフトに社内文書を登録する際に申請・承認・差し戻しを行える機能で、契約書や稟議書など承認者が必要な書類の場合に活用されます。
この機能により、文書の承認状況を確認できるので誰が確認済みなのか、どこで滞っているのかがすぐに把握できるようになるので、社内承認がスピーディーに行うことができます。
文書保管と管理にかかるコスト削減になる
紙媒体の文書の保管を行うためには、資料室といった物理的な置き場所の確保やセキュリティ体制の構築などのコストがかかります。
また、古い情報を参照していないか、文書に記載された契約期間が過ぎていないかというような文書の内容に関して管理も行わなければなりません。
廃棄のタイミングもソフトで管理ができるので、常に正確で有効な文書だけを保管・管理ができるようになります。
最新の文書で情報共有ができる
文書の内容を参照する際、その文書よりも最新の情報が記載されている文書があるのかどうか紙媒体では判断できません。
ソフト上で管理すると、最新の文書に更新したり、古い文書を破棄したりすることが簡単に行えるようになるので、最新の文書を閲覧することができます。
これにより社内の情報の錯綜を防ぐため、情報の行き違いによるトラブルが発生しにくくなるでしょう。
文書管理ソフトのデメリット
文書のスキャンや移行に時間がかかる
今まで文書を紙媒体で保存していた場合、新しくソフトを導入する際に過去の文書を一枚ずつ電子化するためにスキャンをしなければなりません。
また文書を取り込んだ後も、作成者やカテゴリーなどの情報を打ち込む必要がありますので導入しても活用できるまでにかなりの手間がかかります。
膨大な量がある場合はスキャン業者に依頼することで時間的コストの削減はできますが、どれくらいコストがかかるのかは業者によりますので検討が必要です。
ソフトの運用や社内教育にコストがかかる
ソフトの導入には初期費用の他に、継続的にかかる月額利用料が設定されている場合があります。
また、効率よく活用するためには従業員にソフト活用の教育をして社内に定着させる必要があります。
そのため、ソフトを導入しても短期的な成果が出ることはほとんどないことを理解した上で自社に適したコストのソフトを選定しましょう。
定期的に運用ルールを見直さなくてはならない
文書管理ソフトを導入しても運用ルールをあらかじめ規定しておかないと、データが整理できず逆に作業効率が落ちてしまう危険性があります。
また、業務を行っていく上で課題点が見つかり新しくルールを定める必要が出てしまう場合もあるでしょう。
定期的に運用ルールを見直す機会を設けることで、こうした問題にすばやく対応でき、ソフトの定着や継続的な作業の効率化が見込めます。
文書管理ソフトの選び方
導入目的の明確化
文書管理ソフトは、部署ごとやチームごとではなく社内全体で導入する場合がほとんどだと思います。そのため、文書管理に対する課題や欲しい機能などが社内でバラバラになります。
例えば「契約書の有効期限を管理したい」や「稟議書のワークフローを円滑にしたい」「全文検索で参考資料をたくさん見れるようにしたい」など様々な意見があると思います。
それらの意見をきちんと検討して、改めて導入目的を明確化することによって、自社に適したソフトを選ぶことができるでしょう。
セキュリティ対策の万全性
文書管理ソフトは外部からの不正アクセスだけでなく、社内でも所属や役職によって権限の管理が行えるとより高いセキュリティ性を確保できます。
また文書のアクセスログや編集履歴も確認できるソフトであれば、ガバナンスやコンプライアンスの強化などが求められる内部統制においても有効的に活用できます。
このような機能が備わっていることにより、顧客との重要な機密情報が記載された契約書や、従業員同士で共有する業務マニュアルなど様々な文書を、それぞれ適切な範囲で一括保管・管理を行うことができます。
クラウド型とオンプレミス型
文書管理ソフトの提供形態にはクラウド型とオンプレミス型があります。以下のメリットとデメリットを参考にどちらが自社に適しているか検討しましょう。
クラウド型では、インターネット上のサーバーに文書を保管する形態で、低コストで利用することができます。ただ、ネット環境がない場所では活用が難しかったり、機密情報に対するセキュリティ面が懸念される場合が多いです。
オンプレミス型は、自社サーバー内にソフトを導入する形態で、高いセキュリティ性を確保できるでしょう。ただ、初期費用が高額になりやすく、サーバーの管理も定期的に行う必要があります。
マルチデバイス対応
昨今リモートワークやオンライン会議など場所にとらわれない働き方が増加しているため、様々なデバイスで情報が閲覧や編集ができる必要があります。
また、どの端末からでも従業員が簡単で活用しやすい操作性になっているか確認しておくことも重要です。
法令や各種制度への対応
電子帳簿保存法（電帳法）では、国税関係書類を電子データで保存することに関する規定が定められています。
この法に対応していなければ、厳格な管理を要する契約書などをソフトに保管すると法令違反となってしまいます。
取引先や作成日時を記したタイムスタンプを付与することで法的根拠を担保できるので、タイムスタンプ機能があるソフトか確認をしましょう。
文書管理ソフトの機能
文書管理ソフトの機能は幅広く、契約書管理ができるものや独自の文書作成ソフトが組み込まれているもの、社内コミュニケーションをサポートするコメント機能が付いたものなど文書を管理するだけでなく、文書に関連する業務の効率化を支援しています。
自社がどのような文書を保管するのか、またそれに付随してどのような業務が発生しているのか洗い出してみると良いでしょう。
おすすめの文書管理ソフト（文書管理）
楽々Document Plus
楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）は、750社以上の導入実績がある文書管理ソフトで、一般のオフィス文書をはじめ、契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、電子帳簿保存法への対応など、幅広い用途で利用できます。
高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワで、求める情報をスピーディにいつでも、どこからでも探し出すことができます。
アクセス制御で厳格なセキュリティ管理ができるだけでなく、ファイルの印刷／ダウンロード制御や透かし文字の挿入など持ち出し制御にも対応しています。
| 初期費用 | 月額費用 |
| 要問合せ | 要問合せ |
|---|---|
| 無料トライアル | 提供形態 |
| オンラインでの製品説明・デモ | オンプレミス |
- 高性能な全文検索エンジンによる検索性能の高さ
- 持ち出し制御にも対応している万全のセキュリティ対策
- ヒットページを瞬時に表示する高速ビューワ
FileBlog
FileBlogは、Windows /Mac /スマートフォン /タブレットに対応しているため端末を選ばず、ファイルサーバを閲覧できる文書管理ソフトです。
Webブラウザで動作し、操作感はWindowsエクスプローラにそっくりで簡単に使えるので誰でも使いやすい画面となっています。
オプション機能が充実しており、電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプ連携オプションはもちろん、DTPファイルプレビュー機能、AutoCADプレビュー機能など様々なデータファイルの閲覧を可能にしています。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 要問合せ | 要問合せ |
|---|---|
| 無料トライアル | 提供形態 |
| オンラインでの製品説明・デモ | オンプレミス |
- Windows /Mac /スマートフォン /タブレットに対応
- DTPファイルやAutoCADプレビュー機能などオプション機能が充実
- 誰でも使いやすい画面構成と操作感
ASTRUX2.0
ASTRUX(アストラックス)2.0は、企業における一般文書やISO文書、記録などの運用・管理をWebベースで一元管理し、文書管理に関わる様々な業務を効率化する文書管理ツールです。
版管理により各版の履歴(旧版)を残すことが可能で、それぞれの版に改訂コメントを残すことができます。また、各文書の「情報」アイコンから文書の承認履歴を参照することができます｡
連携オプションによる機能拡張が豊富で、金融機関向けの通達管理や立会人型電子署名サービスなど自社の業務に合わせたカスタマイズを行うことが可能です。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 684,750円（税込）～ | – |
|---|---|
| 無料トライアル | 提供形態 |
| 20日間（デモサイト） | オンプレミス |
- 保守費用込の低コストで導入できるオンプレミス型
- 版管理により旧版の履歴も保存
- 連携オプションによる機能拡張で自社に合わせてカスタマイズ
PROCENTER/C
PROCENTER/C（プロセンターシー）はNECソリューションイノベータが提供している、企業間や部門間の文書管理と情報共有を一手に担うプラットフォームです。
テレワーク中の社員や社外ビジネスパートナーでも会議資料や企画書など社外秘の情報にアクセスできるように、多要素認証でなりすましを防止し、高いセキュリティ性で文書の開示範囲を制限します。
また、大容量ファイル転送機能によりDVDなど物理媒体を使わずに図面なども国内外の取引先と共有でき、委託先の受領状況もリアルタイムに確認できます。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 700,000円～ | ライセンス価格×15％（年間）の保守費用 |
|---|---|
| 無料トライアル | 提供形態 |
| – | オンプレミス |
- 高いセキュリティ性を保持しながら社外ユーザとの情報共有をスムーズにできる
- 大容量ファイル転送機能や配布受領管理機能により委託先や取引先との共有も簡単
- APIを用いて他システムと簡単に連携が可能
SPA
SPAとは、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する、文書のデータ化、共有、管理・検索、ワークフロー、データ活用を実現する文書管理ソフトです。
用途に応じて4つのOCR（文字認識）機能が搭載されているため、紙媒体・手書き文書を高い精度でデータ化することができます。
また各種ファイルの日付や文字列などの条件を読み取り、指定したフォルダに自動振り分けを行います。読み取り言語はグローバルに対応しており、日本語をはじめ、英語、中国語、フランス語、チェコ語、タイ語、韓国語の文書に対応しています。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 250,000円～ | 50,000円～ |
|---|---|
| 無料トライアル | 提供形態 |
| あり（要問合せ） | オンプレミス/クラウド |
- 様々な言語の文書を読み取り・自動振り分け
- 用途に応じた4つのOCR（文字認識）機能で円滑に電子データ化
- オプションでデータの自動集計・見える化機能が付けられる
MyQuick
MyQuickは、契約書・研究広告書・取引書類など機密書類の保管に最適な文書管理ソフトです。
WordやExcel、PDFなどの文書ファイルを保管するだけでなく、その文書の分類や種別、年度や日付、部門や担当者、数値に関わる情報など、文書の属性項目を定義したさまざまな文書データベースを作成できます。
閲覧権限、登録権限（新規、更新）、削除権限などから組み合わせて操作権限を細かく設定できるため、自社の組織構造を反映したグループ管理や、文書のアクセス制御が可能です。
| 初期費用 | 月額料金 |
| プランによって有 | 22000円（税込）～ |
|---|---|
| 無料トライアル | 提供形態 |
| 無料お試しデモ | オンプレミス/クラウド |
- 文書を細かく分類してさまざまな文書データベースを作成
- 期限日を知らせるアラートを自動的にメールで配信可能
- 電子契約サービスとの連携が可能で完全ペーパレスな契約管理を実現
invoiceAgent 文書管理
invoiceAgent 文書管理は、あらゆる帳票の仕分けから保管、検索、他システムとの連携も可能な文書管理ソリューションです。
領収書など法令で保存期間が定められているものや、登記・訴訟関係書類（権利証など）など永久保存が必要なものまで、作成から破棄までの証跡を残すことや、文書の保存期間に応じた削除といった操作を自動化します。
Boxとの連携により、BoxからinvoiceAgent 文書管理への文書格納を行うことができ、取引文書にタイムスタンプやAI OCRによる読み取り結果を検索データとして付与することができます。
| 初期費用 | 月額料金 |
| プランによってあり | 30,000円（税別）～ |
|---|---|
| 無料トライアル | 提供形態 |
| 30日間 | オンプレミス/クラウド |
- 馴染みのあるエクスプローラーのようなインターフェイス
- 作成から破棄までの記録保管と文書の保存期間に応じた自動削除
- Boxと連携してタイムスタンプ、AI OCRなどの機能利用や文書の保存ができる
おすすめの文書管理ソフト（ナレッジマネジメント）
NotePM
NotePMは、登録企業5000社の実績を持っている、社員がさまざまな情報を書き込み蓄積する社内wikiツールです。
Word・Excel・PowerPoint・PDFなどのファイル共有や、高機能エディタとテンプレート機能、画像編集機能などが搭載されているため、マニュアル作成をスピーディーにしてナレッジマネジメントの課題を解決します。
社内掲示板的な使い方もでき、見出しや太文字・画像貼り付けなどのテキスト装飾もできるのでブログを投稿するような感覚で気軽に情報発信ができます。
| 初期費用 | 月額料金 |
| – | 4,800円（税込）～ |
|---|---|
| 無料トライアル | 提供形態 |
| 30日間（100名まで可能） | クラウド |
- マニュアルを簡単に作成・共有することでナレッジマネジメントの課題を解決
- 社内掲示板のように社員が気軽に情報発信ができる
- 登録企業5000社の実績のある信頼性
おすすめの文書管理ソフト（グループウェア）
eValue V
eValue Vは、企業内の情報整理、伝達、共有に必要な機能を網羅したグループウェアです。文書管理ソフト機能だけでなく、ワークフロー機能やスケジュール管理機能、コミュニケーションツールとしても利用ができます。
アクセス権限設定に組織情報やグループ情報、職位や雇用形態なども権限設定の条件として指定できるので、きめ細やかなアクセス権限設定が可能です。
会社全体・部門・プロジェクト・役職など、組織に合わせた情報提供を可能とするポータルの提供により、個人の業務に合わせた使いやすい画面設計となっています。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 要問合せ | 要問合せ |
|---|---|
| 無料トライアル | 提供形態 |
| 30日間 | オンプレミス/クラウド |
- ユーザー情報に合わせた使いやすい画面設計
- 情報整理、伝達、共有を一括で行える統合型グループウェア
- 専門のスキルを持った専属エンジニアによる充実のサポート体制
おすすめの文書管理ソフト（文書作成+管理）
DocuWorks
DocuWorksは富士フイルムビジネスイノベーションが提供している「DocuWorks Desk」と「DocuWorks Viewer」で構成されたドキュメントハンドリング・ソフトウェアです。
スキャンで取り込んだ文書や異なるアプリケーションで作成した文書を、DocuWorks文書に変換して一つの文書としてまとめて管理することでき、アノテーション（テキスト、スタンプ、付箋など）の追加や削除など、紙の文書と同じ感覚で編集作業ができます。
PDFのハンドリングもスムーズにでき、パスワード付きPDFや、透かし入りPDFなど、用途に応じたPDFが簡単に生成できます。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 17,800円 | – |
|---|---|
| 無料トライアル | 提供形態 |
| 30日間 | オンプレミス/クラウド |
- 電子サイン（Adobe Sign/DocuSign/クラウドサイン）との連携が可能
- 多種多様な形式のデータをDocuWorks文書に変換して一括で管理・編集
- PDFのまま「束ねる」「ばらす」「回転」など編集がスムーズにできる
まとめ
本記事では、メリットやデメリット、選び方を踏まえた上で、厳選した文書管理ソフトをご紹介いたしました。
文書管理ソフトには、契約書や請求書などの機密性の高い文書保管ができるソフトや、社内掲示板のように気軽に社員が利用できるソフトなど、目的や用途によって幅広い機能が搭載されています。
機能が多いと操作性やソフトの定着にコストがかかってしまうため、ソフトの選定の際は改めて導入する目的や必要な機能を整理すると良いでしょう。
文書管理ソフトを簡単に導入！スマートゲートのBPO
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