名刺管理ソフトとは？
近年、新型コロナウイルスの蔓延によりテレワーク、リモート会議などオンライン上でのビジネスシーンが増えたこともあり、企業においてDX化の推進に取り組むスピードが急激に早まりました。
ビジネスに欠かせない「名刺」も重要な顧客情報として効率的に活用するため、名刺管理ソフトの導入を検討されている方も多いのではないでしょうか。
しかし現在、数多くの名刺管理ソフトがあるため、
「導入したいけど比較検討する時間がない」
「自社に合うサービスを提供しているのかわからない」
など不安や悩みを抱えている方がいると思います。
そこで本記事では、名刺管理ソフトのメリットと選ぶときのポイントを踏まえた上で、厳選した名刺管理ソフトを8つご紹介いたします。
名刺管理ソフトの主な機能
名刺管理ソフトに含まれている主な機能をご紹介いたします。
名刺の画像保存
スマホで撮影した名刺やスキャンした名刺の画像をプロフィールなどと一緒に保存します。名刺に付属する資料も一緒に保存したり、顧客管理ソフトと連携して顧客データベースに登録されるソフトもあります。
OCR機能
撮影した名刺から文字を読み取る機能をOCR機能と呼びます。テキストとして保存するため、一枚ずつ氏名やメールアドレスを手入力しなくても簡単にソフトに読み込めるため、メール送信等が容易になります。
名刺交換
ほとんどの名刺管理ソフトではオンライン上で名刺交換ができます。自分の名刺をメールやチャットでURLとして送信することが出来るため、オンラインでの会議や商談のように相手に会えない場面でも名刺交換ができます。
検索機能
名刺をテキストで登録しておくことで瞬時に検索して閲覧することができます。相手のプロフィールやメールアドレス、電話番号など、咄嗟に必要になる情報をいつでも確認することができます。
名刺をデータ化するメリット
ここでは、名刺をデータ化して管理するメリットを３つご紹介します。
社内の顧客情報を一括管理できる
データ化して名刺を管理するメリットの１つは、社内全体で顧客情報を共有することによる営業の効率化です。
社員1人ひとりが名刺を個別に管理していると「どの企業と関わりがあるのか」「どの担当者とだれが面識があるのか」を把握することが難しくなります。
しかし、名刺をデータ化して管理することで情報共有がスムーズになり、企業とのつながりを可視化することによって、営業機会の発見につながる場合もあります。
また、顧客分析やメルマガの導入など、マーケティングの観点においても新たな施策を立てる際に有効的です。
いつでもデータを活用できる
外出先で顧客の連絡先や担当者の名前を確認するために、紙媒体の名刺を常に持ち歩くことは現実的とは言えません。
名刺管理ソフトを導入すれば、スマートフォンやパソコンなどさまざまな情報端末から顧客情報にアクセスできるようになるため、時間・場所を問わず確認することができます。
閲覧したい情報に簡単にアクセスできるようになるため、情報の活用を効率良く行うことが可能となります。
データの二次利用がしやすくなる
手に入れた名刺情報は主にメール配信やDM送付などに利用することと思います。
名刺をデータ化することにより、エクセルでの管理や検索、メール配信ソフトへの活用がしやすくなるため、展示会後のすばやいアプローチやマーケティングが可能になります。
二次利用のしやすさによって利益創出の機会を逃さず営業を動かせるでしょう。
情報を簡単にアップデートできる
昇進や部署の異動により役職が変わった場合や、オフィスの移転により住所が変更になった場合など、名刺の内容が変わっていくことは多いでしょう。
この場合、名刺をデータ化しておくと簡単に新しい情報にアップデートができ、ソフトによっては「いつ更新した情報なのか」を記録することもできます。
また、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客情報管理システム）などと連携して活用することで、様々な情報をまとめて共有できるようになり、常に最新の顧客情報データベースに保つことができるようになります。
名刺管理ソフトの注意点
名刺管理ソフトを導入する際の注意点をご紹介します。
名刺のデータ化にコストがかかる
紙媒体の名刺をソフトに取り込む際、画像スキャンやテキストでの入力作業が必要になります。一つひとつ手作業で行うには手間や時間がかかり、外注する場合もコストがかかります。
ソフト自体も、様々な機能が搭載された高機能な名刺管理ソフトだと費用も高くなりがちです。
ソフトを導入する際はどのくらいの費用や日数をかけるのか、あらかじめ計画を立てて、効率的な導入を行いましょう。
多機能だと複雑になる可能性がある
名刺管理ソフトの中には、顧客管理やメール配信など様々な機能が含まれている場合があります。
機能が多いとUIが複雑だったり、使わない機能に対してコストがかかってしまったりするため、できるだけ必要な機能のみ搭載されているソフトを選びましょう。
また、従業員を混乱させないよう、現在社内で運用しているソフトと機能が被っていないか調査することも重要です。
複数のシステムに転記しなければならない
社内ですでに顧客管理ソフトやメール配信ソフトなど導入しているソフトがある場合、名刺管理ソフトに入れた情報を他のソフトにも取り込む必要が出てきてしまいます。
この場合、他システムと簡単に連携ができるソフトを選んで連携するのか、様々な機能を含んでいるソフトを選んで一つのソフトに集約するのか、あらかじめ考えておくことで、わざわざ転記をする必要が無くなります。
名刺管理ソフトを選ぶ際の比較ポイントになるため、自社でどのようなソフトをすでに導入しているのか把握しておきましょう。
名刺管理ソフトの選び方
数多くの名刺管理ソフトを比較検討する際、チェックすべきポイントをご紹介します。
法人向けか、個人向けか
名刺管理ソフトには「法人向け」と「個人向け」の2種類があり、一般的に法人向けソフトの方がメールの一斉送信や商談の記録など様々な機能が搭載されているため、営業の効率化への効果が大きいと言えます。
ただ、費用面において個人向けの方が比較的低価格で提供されており、また機能性がシンプルであることが多いため導入しやすいという面があります。
それぞれメリット・デメリットがあるため、名刺管理ソフトをどのように活用していくのか目的を決めてから、自社に必要なサービスを提供しているソフトを選ぶと良いでしょう。
多言語に対応できるか
オンラインでのビジネスシーンが増えたことにより海外との取引がある企業は多く、顧客情報にも様々な言語が入り混じることになります。
また、IT系や外資系など多様な国籍の社員を抱える企業や、代表的な英語や中国語以外の言語の国と関係がある企業においても、多言語に対応する必要があるでしょう。
日本語のみの場合や17カ国以上の言語に対応している場合など、ソフトによって対応している言語数が違うため、前述のような企業においてはチェックすべきポイントとなります。
セキュリティ性が高いか
ここまで名刺をデータ化する様々なメリットを述べてきましたが、反対にデメリットとしてセキュリティ面のリスクがあげられます。
紙媒体の場合は物理的に保管ができましたが、データ化を行った場合、ウイルスや不正アクセスなどによりデータベースに侵入されてしまうと顧客の個人情報を漏えいしてしまう事態となります。
そのため、万全なセキュリティ対策がとられているソフトであることは、選ぶ際に重要なポイントになります。また、名刺管理ソフトの運営会社が信頼における企業なのかも重視すべきでしょう。
データの引き継ぎが可能か
名刺管理ソフトを導入した後、「使用したい機能がないから他のソフトに変更したい」「よりコストを抑えられるソフトを検討したい」など別の管理ソフトを検討する場合があるかもしれません。
この際、引き継ぎができないソフトの場合、大量の名刺データを再登録するために手間やコストがかかってしまいます。
また、実際に使用しながらソフトを比較検討したい方にとっても、データの引き継ぎは可能な方が導入するハードルが低くなると言えます。
厳選！名刺管理ソフトおすすめ７選
Eight Team
Eight Teamは、個人向けを主軸としていた国内トップクラスのシェア率を誇る名刺管理ソフト「Eight」の中小企業向け名刺管理ソフトです。
スマートフォンで名刺を撮影することで簡単にデータ化して管理することができ、既に個人でEightを利用している方でも、新たにアカウントを作成することなく導入することが出来ます。
プロフィールやチャットの機能も強化されており、SNSのようなコミュニケーションツールとしての活用も可能となっています。
| 初回費用 | 月額費用 |
| – | 基本使用料月額12,000円 +アカウント料 1人月額400円 |
|---|---|
| 無料トライアル | 推奨規模 |
| – | 中小規模企業 |
- 新規契約でアカウント料 10名無料
- オプションでHubSpot CRMとの連携機能
- 中小企業や部署・チームへの導入におすすめ
Sansan
Sansanは、Sansan社が手掛ける国内シェア84％と知名度の高い、多数の企業に導入実績のある法人向けの名刺管理ソフトです。個人向けの「Eight」も同社が提供しています。
Google・OfficeツールやSalesforceとの連携ができたり、商談記録や契約情報まで一元管理できるなど、機能が充実しているため営業力を総合的に高められることが見込めます。
料金については問い合わせが必要となりますが無料トライアルがあるので、まずはトライアルから始めてみると良いでしょう。
| 初回費用 | 月額費用 |
| 要相談 | 会社規模や用途に合わせたプラン多数 |
|---|---|
| 無料トライアル | 推奨規模 |
| あり | 大規模企業 |
- 業界・業種を問わず利用実績8000社
- メガバンクや官公庁などで導入されている高い信頼性
- 企業の人事異動情報や最新ニュースなどをすばやく通知
アルテマブルー
アルテマブルーは、組織内での「使いやすさ」をとことん考えて設計されている法人向けの名刺管理ソフトです。ワンクリックで簡単に名寄せができたり、相手先の社名、住所、電話番号などを一括で変更できたり、すばやく簡単に名刺を管理できます。
また、取り込んだ情報をもとにした人脈マップの可視化や営業日報の作成、メールの一斉送信など、営業活動の効率化をサポートする充実の機能が豊富に備わっています。
| 初回費用 | 月額費用 |
| – | 2,750円～/1ID |
|---|---|
| 無料トライアル | 推奨規模 |
| 2週間 | 1ID～ |
- 「使いやすさ」をとことん考えた設計
- ワンクリックで簡単に名寄せ
- 営業活動の効率化をサポートする充実の機能
ApeosPlus Cards R
ApeosPlus Cards Rは、富士フイルムビジネスイノベーションが提供する法人向けの名刺管理ソフトです。
精度の髙いOCR技術が搭載されており、登録データの精度判定も行ってくれるため正しくデータ化されているか確認するための作業も簡単にできるようになっています。
また、部署や役職など最新の情報を残すだけでなく過去名刺の画像も記録できるため、所属していた部署や役職の変遷なども辿ることが出来ます。
| 初回費用 | 月額費用 |
| – | 3,000円～/月 |
|---|---|
| 無料トライアル | 推奨規模 |
| 2週間 | 中小規模企業 |
- 同一人物の名刺は自動でチェック・簡単に統合
- 英語、中国語（簡体字/繁体字）でも高い文字認識率
- 名刺情報と合わせてメモや添付ファイルも一緒に管理
ホットプロファイル
ホットプロファイルは、新規開拓・名刺管理・営業支援まで統一して管理ができるクラウド型ツールです。営業のトータルサポートが行えるため他の営業ツールの導入も検討中の方におすすめです。
導入後は専任のスタッフによるサポート体制が整っており、他社製品からの乗り換えでもデータ移行の支援を行っています。
経済産業省『クラウドセキュリティガイドライン』に準拠した運用体制で、第三者認証も取得しているためセキュリティ面も安心です。
| 初回費用 | 月額費用 |
| – | 要相談 |
|---|---|
| 無料トライアル | 推奨規模 |
| 30日間 | 大規模企業 |
- 導入後のサポート体制が充実
- 名刺管理＋営業支援で営業全体のDXを促進
- 470万社以上の企業データ搭載で見込み顧客にもアプローチできる
名刺de商売繁盛
名刺de商売繁盛は、ヤマトシステム開発株式会社が提供している名刺管理ソフトです。料金体系が特徴的で、1社につき30,000円（税抜き）の定額制かつユーザー数が無制限となっています。
また、名刺情報だけでなく日報や議事録も併せて記録でき、アンケート集計やメールの一斉配信など機能面が充実しています。
宅急便などで運用している管理システムで名刺データを保管しているため、安全性にも実績があります。
| 初回費用 | 月額費用 |
| – | 30,000円 |
|---|---|
| 無料トライアル | 推奨規模 |
| – | 大規模企業 |
- 何人で使っても月額基本料金が定額
- 実績のあるセキュリティ・安全管理
- 目的に合わせてオプション機能を追加できる
CAMCARD BUSINESS
CAMCARDでは、個人向け「CAMCARD」と法人向け「CAMCARD BUSINESS」の2種類が展開されており、CAMCARD BUSINESSでは使用頻度によってコスト削減ができるプランが用意されています。
17ヵ国語に対応しているため、海外との取引が多い企業におすすめです。
また、対面でなくてもプロフィール内の「名刺を送信する」で名刺情報の共有方法を選択することで、オンライン上で名刺情報の交換・共有が可能です。
| 初回費用 | 月額費用 |
| – | 1,700円～/月 |
|---|---|
| 無料トライアル | 推奨規模 |
| 10日間 | 大規模企業 |
- 英語・中国語を含めた17ヵ国語に対応している利便性
- 最短5分でオペレーターがデータ修正
- 登録された名刺情報への一括メールマガジン配信機能を搭載
無料の名刺管理ソフトの注意点
名刺管理ソフトの中には無料で使用できるものがあります。
しかしながら、その多くは名刺の登録数制限や機能制限があり、ソフトの使用頻度等によっては無料の範囲内では満足に使えない場合があります。
企業の規模や名刺の数、必要な機能等を検討した上で、無料のソフトが自社に適しているのか、有料のソフトの方が業務の効率化が見込めるのか、検討すると良いでしょう。
無料で使える名刺管理ソフトおすすめ３選
名刺ファイリングCLOUD
名刺ファイリングCLOUDは、NTTデータグループの企業でOCRサービスに特化しているNTT DATA NJK Corporationが提供しています。
金融機関向けシステムと同等のセキュリティ基準を満たしたサーバーを使っているため、安心して利用することができます。
名刺の枚数や使用したい機能によってプランが複数あり、有料プランでは登録した名刺データをCSVファイルにして保存が可能なので、バックアップやデータ引き継ぎが簡単に行うことができます。
| 初回費用 | 月額費用 |
| – | 名刺100枚まで無料 |
|---|---|
| 無料トライアル | 推奨規模 |
| – | 個人・小規模事業者 |
- OCR(光学文字認識)で名刺を一瞬でデータ化
- 髙いセキュリティ性で情報漏えいを防止
- ワンタッチで電話発信やメール送信、地図検索を操作
Wantedly People
Wantedly Peopleは、すべての機能を無料で使用できる名刺管理ソフトです。アプリとしてスマートフォンやタブレットにダウンロードでき、使い方もシンプルなためすぐに導入することができます。
受け取った名刺全てを、1回の撮影で同時に10枚まで読み込むことができます。読み込んだデータは即時データ化し、連絡帳に追加され、着信時の名前表示や連絡先の共有もワンクリックでできるようになります。
| 初回費用 | 月額費用 |
| – | 2,750円～/1ID |
|---|---|
| 無料トライアル | 推奨規模 |
| 2週間 | 1ID～ |
- 「使いやすさ」をとことん考えた設計
- ワンクリックで簡単に名寄せ
- 営業活動の効率化をサポートする充実の機能
myBridge
myBridgeは、LINEが提供しているすべての機能が無料で使える名刺管理ソフトです。
myBridgeに会員登録をしていない相手にも、URLを送信することで名刺情報を渡すことが出来ます。また、スマホ着信時に名刺情報を表示する機能も搭載されています。
シンプルな機能となっているため営業支援や顧客管理ツールとの連携はありませんが、使用したい機能が限定的な場合にはおすすめです。
| 初回費用 | 月額費用 |
| – | – |
|---|---|
| 無料トライアル | 推奨規模 |
| – | 個人・小規模企業 |
- すべての機能が無料で使える
- 電話帳との連携により着信時に名刺情報を確認できる
- 単純な操作性で手軽に導入できる
まとめ-名刺をデータ化して効率的に管理しよう
本記事では、名刺のデータ化のメリットやソフトの選び方を踏まえた上で、厳選した名刺管理ソフトを8つご紹介いたしました。
それぞれ料金や備わっている機能が異なっているため「自社でソフトをどのように活用していくのか」「どのツールが導入しやすいか」を整理してから検討すると良いかもしれません。
ぜひ、名刺をデータ化して営業の効率化に活かしてみてはいかがでしょうか。
名刺管理ソフトを簡単に導入！スマートゲートのBPO
「スマートゲートのBPO」では、名刺管理ソフトの導入を検討している方へおすすめのサービスをご提供しています。
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