オフィスの引っ越しとは
オフィスの引っ越しは、一般家庭の引っ越しとは異なる要素があります。オフィスの引っ越しは、大量の書類や機器、コンピュータシステムなどを移動する必要があり、作業効率や業務の中断を最小限に抑えることが重要です。
この記事では、効率的なオフィスの引っ越しの方法について解説します。効率よくオフィスを移転させる方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
オフィスの引っ越しでやること
オフィスの引っ越しは複雑なプロジェクトであり、計画を立てておかないと混乱や問題が発生する可能性が高いです。引っ越しの成功のためには、段取りをよく考え、やることを明確に把握しておきましょう。
引っ越しの前に、オフィスのレイアウトや作業スペースの配置、機器の移動方法、必要な書類や資料の整理方法などを計画し、チェックリストの作成をおすすめします。チェックリストの活用で、何をする必要があるかが明確になり、スムーズな移動プロセスを確保できます。
さらに、社内の関係者や引っ越し業者のスタッフとのコミュニケーションを取ることも重要です。協力を得ることで作業が円滑に進み、引っ越しの成功に寄与します。
オフィスの引っ越しの流れ
ここでは、効率的なオフィスの引っ越しの流れについて解説します。
スケジュールを決める
オフィスの引っ越しの準備段階として、引っ越しの日程を選定し、作業のスケジュールを立てます。本来業務に影響を与えないように計画することが重要です。スケジュールが決まれば引っ越しを担当するプロジェクトチームを組織し、役割と責任を割り当てましょう。
チェックリストを作成する
引っ越しに関するすべてのタスクをリストアップし、チェックリストを作成します。
これには、
- ・機器の移動
- ・書類の整理
- ・設備の準備
- ・現オフィスの解約や退去手続き
があり、上記のほかにも法的な届出なども必要です。これら全てを漏れなくチェックリストに記載しましょう。
チェックリストを作成できれば、引っ越しに必要な予算を確認し、必要なリソースを確保します。引っ越しの当日までに、不要な物品の整理、重要な文書や資料のバックアップなども必要です。新オフィスのレイアウト計画やITインフラの準備などもしておきましょう。
引っ越しをする
引っ越しを実施する際は、引っ越し作業を担当する業者のスタッフに指示を出し、タスクを進行させます。重要な機器や家具は慎重に梱包し、新しいオフィスに移動します。運搬を担当するスタッフが円滑に作業を行えるよう、適切な配慮をすることが大切です。
新オフィスに荷物を運搬できれば、機器やITインフラのセットアップを行い、作業環境を整えます。新オフィスの準備ができれば、機器やシステムが正常に動作していることを確認し、業務を再開します。近隣のオフィスにも挨拶をしておきましょう。
オフィスの引っ越し業者を選ぶときのポイント
全ての引越し業者が、オフィスの引っ越しに対応できるとは限りません。オフィスの引っ越し業者を選ぶ際は、以下の点を必ずチェックしましょう。
法人向けサービスを展開しているか
業者を選ぶ際は、法人向けサービスを展開しているかをチェックしましょう。大手の引越し業者は法人向けサービスを展開していることが多く、オフィスの移転に特化した専門業者も存在します。
ただし、法人向けサービスを展開していても業務範囲や費用は業者によって異なります。どのような業務に対応しているかや費用をチェックし、複数の業者から相見積もりを取るのがおすすめです。過去の実績や顧客の評判なども調査して、適切な業者を選びましょう。
レイアウトの提案や設備工事を引き受けてくれるか
業者を選ぶ際は、レイアウトの提案や設備工事を引き受けてくれるかもチェックしましょう。移転先のオフィスで業務を行うには、配線工事や設備工事、内装工事などが必要です。
オフィス移転を専門に行っている業者の多くは、工務店や内装業者などと業務提携を行っており、レイアウトの提案や設備工事を引き受けてもらえます。
設備工事や内装工事の実施は、新しいオフィスでの業務の円滑な遂行に欠かせない要素であり、レイアウトの提案や提携先について確認することは極めて重要です。
原状回復をしてくれるか
旧オフィスが賃貸事務所の場合、原状回復をしてくれるかも確認しておきましょう。賃貸事務所を退去する際、賃貸契約において「原状回復」の義務がある場合があります。これは、入居時の状態に戻すことを意味します。
引っ越し業者によっては原状回復をしてもらえる場合がありますが、全ての業者が対応しているとは限りません。原状回復をしてくれる業者を選ぶと、他の業者に原状回復工事を依頼する手間が省けます。
不用品の処分をしてくれるか
オフィスの引っ越し業者によっては、不用品の処分をしてもらえる場合があります。不用品の処分をしてもらえる引っ越し業者であれば、不用品回収の専門業者に依頼する手間が省けます。
全ての引越し業者が不用品の処分をしてくれるとは限らないため、事前に確認しておきましょう。不用品の処分に対応していない場合でも、提携している不用品回収の専門業者を紹介してもらえる場合があります。
おすすめのオフィスの引っ越し業者
引っ越し業者は数多く存在しますが、オフィスの引っ越しは以下の業者がおすすめです。
オフィスコム
オフィスコムは、オフィス移転のトータルサポートのプランがあり、搬出・輸送・搬入だけでなく、デザインや各種工事の依頼も可能です。引っ越し作業のみのプランもあり、あらゆるオフィスの引っ越しに対応できます。
- 引っ越し作業のみのプランも選べる
- 移転先のオフィスのデザイン変更や各種工事にも対応
- 設計から施工までをワンストップで一任できる
オフィス引越センター
オフィス引越センターは、オフィスや事務所の移転の専門業者です。引っ越し作業だけでなく、レイアウトの提案やネットワーク構築にも対応しています。個人事務所やSOHO（ソーホー）などの小規模オフィスから大規模なオフィスまで、あらゆるオフィス移転の依頼が可能です。
- オフィス移転専門の企業なので、小規模から大規模のオフィスに対応
- オフィスのレイアウトや回線工事に注力
- 原状回復工事も依頼できる
サカイ引越センター
サカイ引越センターは、は一般家庭の引っ越しだけでなく、オフィス移転にも対応しています。オフィスや病院、学校など、どのような規模であっても、計画段階からアフターフォローまでを一任できます。専任のオフィスアドバイザーが在籍していることも強みです。
- オフィスだけでなく、病院や学校の引っ越しにも対応
- 計画からアフターフォローまでを一任できる
- 経験豊富なスタッフと専任のアドバイザーが在籍
アート引越センター
アート引越センターでは、引越し作業だけでなく移転後のレイアウト変更も対応可能です。ワンストップ移転で窓口を一本化でき、いろいろな業者に依頼する手間が省けます。豊富な実績があるため、安心して任せられます。
- オフィスビルの情報収集によって地震対策に有効
- アフターフォローでメンテナンスや電球の交換にも対応
- オフィス以外に、事務所や大学、店舗の移転にも対応実績あり
まとめ
オフィスの引っ越しを効率的にするには、事前準備が大切です。しっかりとした計画を立てた上で、やるべきことをリストアップし、チェックリストを作成しておくとスムーズな引っ越しができるでしょう。
オフィスの引っ越しは、全ての引越し業者が対応しているわけではありません。この記事で紹介した引越し業者は、小規模から大規模までのあらゆるオフィスの引っ越しに対応しています。オフィスの引っ越しをする際は、是非ご利用ください。
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