受発注システムとは？
受発注システムとは、店舗運営に必要不可欠な受注と発注それぞれの業務、およびそれに伴う一連の取引先との取引をWebなどを通して完結させ、業務の効率化を実現することのできるシステムのことを指します。
導入することで、従来のアナログ作業がシステム上での作業に一本化することができるので、受発注に係る金額の確認や在庫の棚卸をはじめとした店舗経営における通常業務の効率化と、その結果としての売上アップなどが期待できます。
本記事では、受発注システムについてメリットや注意点を踏まえた選び方を解説した上で、おすすめのシステム10選をご紹介いたします。
受発注システムのメリット
受発注システムの導入により期待されるプロセスの円滑化などについて、どのようにメリットと言えるのか、解説いたします。
受発注業務の軽減
電話やメール、FAXでの受発注のやり取りには、取引先との時宜の挨拶をはじめとしたマナーに則った手間が発生します。受発注システムを導入することで、言い間違えや文字の不鮮明さによる誤解を取り除き、最小限の手順で受発注に係る負担を軽減することができます。
他にも、定期的なやり取りのある取引先との発注には同じ内容の案件が複数発生することもあり、その際にはシステムの履歴をさかのぼるだけの簡単な発注ができますので、都度の発注書作成が省略されます。
決算のスピーディー化
受発注システムは、従来の電話やメールでの対応とは違って店舗の運営時間外や店休日でも利用することができるようになるため、請求書と納品書を照らし合わせながら月次決算処理を進める必要がなくなり、月初めには一目瞭然な支払い金額を確認して進めることができます。
システムを通して、発注者だけでなく店舗経営者も仕入れや受注金額、その内容などを確認することができるようになるので、経営している店舗間での比較や昨年度比の分析を行う際にもスピーディー化を実現できます。
ペーパーレス化の実現
受発注取引の際に作成する請求書や納品書が紙のものからデジタル化されることで、そのままペーパーレス化が実現することも、受発注システムへの転換の魅力であると言えるでしょう。デジタル化により、キーワード検索や索引への活用が容易で、迅速に正確な必要情報にすぐアクセスすることもできるようになります。
また、ペーパーレス化の実現により紙や印刷物の購入コストや保管・廃棄コストを削減できます。今まで店舗や保管所に設置していたファイルキャビネットや書庫などのスペースを節約でき、空いた空間を効率的に活用できるようになります。
ヒューマンエラーの削減
前項のペーパレス化の話にも関連しますが、紙の発注書の書き間違え・読み取りにくさや確認忘れによる読み間違えが原因の誤発注は、データ上での情報入力で減らすことができるでしょう。リスクや確認の手間を減らすことは、人的リソースとコストを抑えることにもつながります。
複数ある取引先の中でも多くの企業が導入しているものと同じ受発注システムを利用することも、ヒューマンエラーの削減には効果があると言えるでしょう。受注の窓口を一本に絞ることで取引先との対応が円滑に進むことが期待できます。
このようにヒューマンエラーが起こる原因は複数ありますが、少しずつ削減していくことで着実な業務の効率化を図ることができます。
リアルタイムで情報を共有できる
従来のアナログな方法による受発注では、データの反映やメールの送受信が完了するまでにかかる時間によってタイムラグが発生することがあり、ヒューマンエラーや手間の発生につながりかねません。
システムの導入により24時間365日いつでもどこでも利用することができるようになるので、発注側は気兼ねなく好きなタイミングで発注を行い、受注側もこれまで取りこぼしていたかもしれない顧客・受注機会を獲得できる可能性があります。
また、働き方改革やDX化の波を受けたフレキシブルなテレワーク・リモートワークといった働き方がこれからも活用されていくことを考えると、店舗の外からもアクセスが可能となる受発注システムの導入は有効と言えます。
受発注システム導入時の注意点
導入にあたって、いくつか注意しなくてはならない点があります。ここを抑えておけば、受発注システム導入に伴う最低限の知識が身につくでしょう。定着まで時間がかかる
初めて受発注システムを導入する際には、今まで使用してこなかったデバイスやシステムの操作に対する懸念が残ります。システムが定着するようになるまではトラブルシューティングやサポートなどの対策が欠かせません。
システムの利用開始前に、新システムが定着するまでにどれくらいの工程・時間が必要となるかを考慮しながら準備を進めていかなければ、現場に混乱を招く原因になってしまうでしょう。
業務フローを事前に整理しておく
新システムの導入に伴い、これまでとは大幅に業務フローが変更される可能性があります。例えば、メリットで挙げたペーパーレス化の実現により作業工程が削減されていたり、新たな工程が追加されていたりすることもあるでしょう。
電話やメール、FAXからのシステム変更によって、「今まで併用していた他のシステムとの連携が複雑になってしまわないか」「新システム変更後のマニュアルは作成されているか」といった重要な項目をひとつひとつ丁寧に確認しておきましょう。
取引先にシステムを導入してもらう必要がある
受発注は自社・自店だけで成立しているわけではないため、取引先のことも考慮することが肝要です。取引の成立には双方の協力が必要不可欠で、企業の規模が異なることが原因で環境を整えることが難しいといったケースが考えられます。
取引先の要望にできるだけ沿いながら使い勝手の良いサービスを選ぶことがカギとなり、そのためには無料のシステムを提案することや、取引先のやり方を尊重しながらも、自社・自店の効率化を損なわないようなデジタル化システムをワンクッションとして挟むことを検討した方が良いでしょう。
受発注システムの選び方
システムを導入することによるメリットと注意点を踏まえて、より適した受発注システムを選ぶコツをご紹介します。自社の状況や環境に合わせてご参考ください。
業界への対応・導入実績
受発注システムは、各社それぞれで得手不得手とする業界・業種が、飲食店や卸売、ECサイト運営やアパレル、メーカーといったように様々に分かれています。中には複数の業界・業種にまたがったシステムの提供を可能としている、汎用性の高いオールラウンダーなものもあります。
選択肢が少なくなるということは決してありませんが、システムの導入後のアフターフォローの活用やサービスの使い勝手も考慮に入れると、システムを選ぶ段階から自社・自店の業界・業種に合うものを探した方が、より有効的なシステム運用が実現するでしょう。
費用対効果
受発注システムの利用料金形式には、主に月額固定型と従量課金型の2種類があります。月額固定型のシステムは、初期費用と併せて高額になるものもあれば、低コストで抑えられるものもあります。まずは、必要最低限の機能が搭載されているかどうか、過剰な機能や要件が原因でコストが増えてしまっていないかどうかなど、細かく確認しておきましょう。
従量課金型には売上に合わせて支払う料金が変動するものなどがあるため、そうしたシステムを利用して自社・自店の規模に合わせた、無理のないシステム利用をしましょう。
取引先の導入しやすさ
注意点の箇所でも触れましたが、受発注システムを導入するには受注側と発注側両方のシステム導入が必要で、そのためには双方が導入しやすいシステムを選ぶことが重要となります。
具体的には、すでにシステムを利用している企業からの紹介があれば、低価格でシステムの導入ができるというサービスのあるシステムを検討したり、できるだけ多くの企業、特に取引先の企業がよく利用しているシステムを選ぶことが例に挙げられます。
取引先の企業がすでに利用しているまたは利用したことのあるシステムであれば、双方がスムーズに対応を進めることができます。最終的に受発注システムを導入する際には、取引先の担当者と綿密な連絡をとり、双方が無理のない協力体制を築けることがベストな形であると言えます。
導入時のサポート体制
システムの利用が開始する前に、受発注の担当者が導入予定のシステムの無料デモなどを実際に体験できていると、システムの導入時にスムーズな業務に移ることができるようになり、コア業務に集中することができます。
また、システムを提供している企業によっては、無料のオンラインセミナーやレクチャーなどのサポート体制が敷かれています。コールセンターやメールでの問い合わせでは不安だと感じる方は、こういったサポートサービスが用意されているシステムを選ぶと良いでしょう。
データ分析の容易さ
受発注業務のデジタル化に伴うメリットの一つとして、発生した取引の内容からデータ分析を行うことが容易になることも挙げられます。請求書や納品書などから蓄積されたデータをもとに仕入れ額や原価率の推移を洗い出し、目標設定や昨年度との比較が容易になります。
在庫の効率性や取引先との取引額推移をリアルタイムにいつでもどこでも確認できるようにしておくことで、物価上昇の影響を加味した店舗改善案などを考えることにも活用できるので、受発注業務と同時にデータ分析も並行して行えるようなシステムを選ぶと良いでしょう。
おすすめの受発注システム10選
楽楽B2B
楽楽B2Bは、卸取引をWEB(EC)で自動的に展開することのできるBtoB形態のECカートです。
一気通貫でEC展開の推進を希望する企業の売上と利益の向上を最大化するプロ集団で、ECを運営する上で必要なシステムや業務効率化が図れるECソリューションを制作・販売しています。
他社ブランドの仕入れや独自ブランド商品の卸事業などを通じて蓄積してきたノウハウを活かして、BtoCに留まらないBtoBのEC運用を実現し、効果的な機能を備えたWEB受発注システムを提供しています。
| 初期費用 | 月額費用 |
| 100,000円(税抜)～ | 50,000円(税抜)～(紹介ありの新規契約で2カ月無料) |
|---|---|
| 無料トライアル | 特化した業界・業種 |
| オンラインでの製品説明・デモ | メーカー・卸売業 |
- 取引先ごとに細かく指値（指定金額）や掛け率の設定が可能
- 商品をただ全部並べない、取引先に応じたクローズドサイトの公開もできる
- 取引先ごとで決済手段を変更できるので、「未回収リスクゼロの掛け払い」が実現
BtoBプラットフォーム 受発注
BtoBプラットフォーム 受発注は、飲食やホテル、旅館で使う食材の発注業務の電子データ化を実現する、全国約48,000社が利用する外食産業の中で勝ち抜くための受発注システムです。
取引の中で発生した請求データを一元管理することで日々の受発注業務が効率化し、また、早い段階で正確な原価率の算出や月次決算の確定が進むので、店舗経営の見える化を実現するには特に効果を発揮します。
システムの導入後も、運用や稼働に対するフォローや使い方講習会をはじめとした様々な体制でのサポートサービスが用意されており、メンテナンスやバージョンアップに伴う追加費用が要求されることはありません。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 要問合せ | 要問合せ |
|---|---|
| 無料トライアル | 特化した業界・業種 |
| オンラインでの製品説明・デモ | 飲食業 |
- 新たなシステム開発費や維持費は必要ないため、設備投資ゼロで利用可能
- 社内システムや販売管理システムとのデータ連携ができて、業務効率化を実現
- 納品伝票や請求書などの紙文書をWeb上で管理できてDX化も推進
COREC（コレック）
COREC（コレック）は、売り手が卸売の注文フォーム作成および受注から納品書・請求書の作成までを一貫してWeb上で行うことを実現し、買い手が仕入れや購買の発注書をPC・スマホで作成、および取引先へのメールアドレスやFAXに宛てたやり取りを容易にしたBtoBのクラウド受発注システムです。
受発注システムの両方に無料プランとビジネスプランとが用意されており、無料プランでは一部機能に制限があるものの、受発注の回数はそれぞれ無制限で利用することができます。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 無料 | 受注2,980円(税抜)/発注1,480円(税抜) |
|---|---|
| 無料トライアル | 特化した業界・業種 |
| 無料プラン | 雑貨・インテリア |
- BtoBなのに無料でサービスを利用できて、導入が簡単
- インボイス制度にも対応済みなので、請求書や見積書の管理がスムーズ
- PC要らずでスマホやタブレットからの受発注が可能だから小企業の運用におすすめ
楽楽販売
楽楽販売（旧：働くDB）は、販売管理をはじめとした受発注管理、進捗工程管理などの様々な業務における効率化・標準化・コスト削減を実現できるクラウド型販売管理システムです。
カスタマイズが自由自在で、低価格で販売管理に関するあらゆる業務を一括管理できるのでコスト削減にも寄与します。
本システムの導入により、スムーズな情報共有によるミスの軽減から、書類作成や承認フローの簡略化、および成約見込みの高い案件、もしくはむしろリスクの高い案件とを早期に発見することができるようになるなどといったメリットが生まれます。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 150,000円(税抜) | 60,000円(税抜) |
|---|---|
| 無料トライアル | 特化した業界・業種 |
| あり(期限付) | システム開発・広告業・コンサルティング |
- 帳票の自動発行機能やデータのステータス自動変更機能を搭載
- いつでもどこでもアクセスできるクラウド型だから、脱属人化＆伝達漏れ削減
- ノンプログラミングの簡単カスタマイズで効率的に現場定着率を着実にアップ
CO-NECT（コネクト）
CO-NECT（コネクト）は、スマホやPC上からいつでもどこでも受発注ができる、初期費用無料のWeb受発注システムです。
伝票の作成から履歴の共有まで簡単にできて、ミスや業務時間の削減が実現します。発注システムのビジネスプランは現在準備中とのことで今は完全無料で導入でき、受注システムは無料のプランから取引数に応じた様々なプランに至るまでが展開されています。
飲食店や卸会社で働く人々を助けたいという想いから作られたサービスであるため、「発注企業が無料で使えないとシステム導入が進められない」という声に応じて、発注CO-NECTは基本使用料無料での提供を実現しているという特徴があります。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 無料 | 受注は要問合せ/発注は無料 |
|---|---|
| 無料トライアル | 特化した業界・業種 |
| 受注は2週間/発注はなし | 飲食業・卸売業 |
- 完全無料の会員登録だけで基本的な受発注両方のシステムが利用できる
- 受発注どちらのシステムも初期費用を無料で提供
- 卸・メーカー・小売り・フランチャイズ本部などといった様々な業種業態に対応
アラジンEC
アラジンECは、30年以上にわたって開発・提供してきた5,000社以上の基幹システムユーザーから培ってきたノウハウを活かして、BtoBの取引に特化したECを構築することが可能なWeb受発注システムです。
「FAXや電話からの注文をやめて、Webから注文を受け、そのまま注文データを基幹システムへ取り込みたい」という要望のもと生まれたシステムであるため、受発注業務の効率化やコスト削減、売上アップなどといった様々な目的に応じてご活用いただけます。
豊富な実績に基づいた綿密な業務分析と最適な提案と各企業専用のチーム体制の構築で徹底的なカスタマーサポートを実現し、長く使える月額固定型の料金体系でコストの削減も可能とする他社と異なる強みを持っています。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 3,000,000円～ | 60,000円(月額固定型)～ |
|---|---|
| 無料トライアル | 特化した業界・業種 |
| 要問合せ | – |
- パッケージ化されたBtoB企業に最適な機能でバツグンの使いやすさ
- 自社の業務フローに合わせた柔軟で的確なカスタマイズが実現
- 長年の実績とノウハウを活かしたスムーズな基幹システム連携が可能
ネクストエンジン
ネクストエンジンは、楽天やYahoo、Amazonなどといった多店舗ネットショップやECを運営している方々を対象として、複数のネットショップやECを一元管理することで業務の効率化を図るシステムです。
受注管理や在庫管理をはじめとした、顧客や仕入れの管理・受注時の自動メール送信などのネットショップやECの運営を効率化するための様々なシステムを利用することができます。
また、各EC店舗で仕様が異なる商品ページの登録や更新、修正も一括で行える商品登録作業や、送り状発行システムとの連携ができるので、業務の負担が大幅に軽減されスムーズになります。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 無料 | 基本料金3,000円(税抜)＋従量課金 |
|---|---|
| 無料トライアル | 特化した業界・業種 |
| 30日間 | ネットショップ・ECサイト運営 |
- ECの現場で培った「かゆいところに手が届く」機能を200以上搭載
- カートやPOS、販売管理などの各システムとの業界最大級の連携を実現
- アプリを用いたカスタマイズができて、将来的な運営も視野に入れやすい
Bカート
Bカートとは、BtoBに必要な機能をすべて標準対応したカスタマイズ不要のクラウドサービスで、月額（税抜）で1万円以下から即日スモールスタートのできる受発注業務のEC化が実現します。
取引先ごとの「異なる単価・掛け率の登録」や「販路の制限」、「それぞれに設定できる決済方法」をはじめとして、フリースペース機能の充実などといったBtoB-ECに必要な機能が揃っているので、カスタムの必要なくプラン料金内で機能を利用することができます。
これらの機能を活用して、BtoCのカートシステムでは対応しきれないようなBtoB特有の商習慣に適応した設定や対応をしてBtoCとの棲み分けをすることができ、また、商品情報の一部公開によって新規取引の申し込みを同時に受けて新規顧客の開拓も実現します。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 80,000円(税抜) | 9,800円(税抜)～ |
|---|---|
| 無料トライアル | 特化した業界・業種無料 |
| 30日間（制限付） | ECサイト運営 |
- BtoB専用のクラウドサービスにより「カスタマイズ要らず」を実現
- 即日スモールスタートと無料のアップデートを可能にするSaaSを採用
- 在庫連動から後払い決済、WMSといった連携サービスで利便性が向上
MPS受発注クラウド
MPS受発注クラウドは、受発注の業務を効率化することのできる、スマートフォンにも対応したクラウド型の受発注管理システムです。
クラウド型のシステムなので、安価でいつでもどこでもPCやスマホからアクセスして複数企業との購買管理を一元化するなど、ガバナンス強化を実現できます。
サービス系商材にも対応した幅広い機能で様々なシチュエーションにおける購買業務への支援を受けられるので、業務のリモート・ペーパーレス化に伴うDX化や設備投資費削減による大幅なコスト軽減にご活用いただけます。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 要問合せ | 要問合せ |
|---|---|
| 無料トライアル | 特化した業界・業種無料 |
| なし | メーカー・卸売業・サービス業・建設/工事設備 |
- メーカーや卸、サービスや建設、アミューズメントなどの商材の購買管理もサポート
- 専用のコールセンターで導入からアフターフォローまで徹底したサポート体制
- クラウド型と月額利用料形式だから実現する低コストのサービス提供
TANOMU
TANOMUは、卸業者の日常的な受発注・販売促進を効率化する、卸業者のためのサービスです。
電話やFAXといった煩雑なアナログの受注業務に代わる窓口として利用することで、コストの削減や売上アップに大きく貢献することができます。
発注文の受付や集計といった手作業にかかる時間や人的リソース、営業担当者の多忙に因る取引先への最適な商品提案の機会ロスなどの課題解決に、あらゆる操作をスマートフォンで可能にします。
| 初期費用 | 月額料金 |
| 要問合せ | 要問合せ |
|---|---|
| 無料トライアル | 特化した業界・業種無料 |
| オンラインでの製品説明・デモ | 飲食業・卸売業 |
- 顧客ごとの商品登録から、新商品や特価品の案内までをスマホで実現
- 飲食店は利用料なしで注文受付ができるので、中小規模の飲食店でも導入しやすい
- リアルタイムで販売数の実績確認をして受注・集計にすぐ活用できる
まとめ
本記事では、メリットや注意点、選び方を踏まえた上で、厳選した受発注システムをご紹介いたしました。
受発注システムには、発生した取引に基づいて簡単にデータ分析ができるシステムや、受注側と発注側の双方が無料で利用できるシステムなど、業界・業種によって合わせた幅広い機能を搭載したものが多く提供されています。
機能が多いと操作性やシステムの定着にコストがかかってしまうため、システムの選定の際は改めて導入する目的や必要な機能を整理すると良いでしょう。
社内のDX化を促進！スマートゲートのBPO
「スマートゲートのBPO」では、社内のDX化を検討している方へおすすめのサービスをご提供しています。
弊社では、名刺やアンケート、応募ハガキなど紙媒体で保管していた情報をデータ化するサービスを提供しています。顧客管理ソフトや会計ソフトなど、導入したいクラウドサービスに合わせてCSVやExcelにて納品いたしますので、サービスの導入に伴うデータ整理のコストを削減し、スムーズな社内導入を実現することができます。
他にもOCR処理やスキャニング代行など、業務の効率化を支援するサービスが多数ございますので、ぜひご検討ください。
