年賀状の保管方法とは？
年賀状を保管するかどうかは、毎年悩む方も多いのではないでしょうか。年賀状を保管すると当時の思い出が蘇り、住所録にもなります。年賀状を保管する方法は、紙のまま収納する方法と、データ化して保存する方法があります。自分に合った方法で年賀状を保管しましょう。
年賀状はいつまで保管しているの？
年賀状の保管期間は人によって異なりますが、一般的には2～3年と言われています。2～3年分の年賀状を保管しておくと住所録代わりになり、喪中の方の確認にも役立ちます。2～3年はあくまでも目安であり、年賀状の量によっては1年だけ保管してから処分しても構いません。
なお、年賀状をスキャンしてデータ化しておくと、場所を取らず長年にわたって保存できます。紙の年賀状にこだわらないのであれば、データ化して保存することをおすすめします。2～3年は紙の状態で保管し、古くなったものからデータ化する方法でもよいでしょう。
処分しない方が良い年賀状
結婚や出産などの慶事報告の年賀状は処分せず、保管することをおすすめします。保管してある年賀状を確認することで、結婚相手の名前や子どもの名前、新居の住所などを確認する際に役立ちます。
喪中ハガキも処分せず、保管しておくとよいでしょう。差出人がいつ喪中だったのかがわかり、翌年の年賀状を出す際に誤って喪中の方に送ってしまうことを防げます。なお、喪中ハガキを受け取った際は、寒中見舞いや喪中見舞いのハガキで返信するのが一般的ですが、返信しなくても構いません。
離れて暮らす親族や親友、著名人からの年賀状、デザインやメッセージが印象的な年賀状など、捨てるには忍びないと思える年賀状も保管しておきましょう。
年賀状保管のポイント
お年玉付き年賀ハガキは抽選で賞品が当たる可能性があるため、当たっていないかを確認してから保管します。2024年（令和6年）は、1月17日に抽選が行われました。当選番号は日本郵便のホームページで確認できます。
年賀状保管のポイントは、保管のルールを決めておくことです。保管期間、仕分け方、保管方法、処理方法のルールを決めておき、ルールに則って保管すると簡単に整理ができます。保管期間は2～3年程度が目安ですが、ご自身のニーズに合わせて決めましょう。
仕分け方は、親類や友人、ビジネス関係などの項目別に仕分けると、年賀状の管理が楽になります。保管方法は、紙の状態で保管するか、データ化するのかを決めます。不要になった年賀状はシュレッダーなどで裁断し、個人情報保護に配慮して処分しましょう。
年賀状の保管方法
年賀状の保管方法は、「紙の状態で保管する」「データ化して保存する」の2つの方法があります。
年賀状を紙の状態で保管する方法
紙の状態で保管する最も簡単な方法は、項目別に仕分けた年賀状を輪ゴムでまとめることです。年賀状をコピー用紙などで巻いてから輪ゴムでまとめるときれいに保管できます。ただし、輪ゴムは経年劣化で切れることがあるため注意が必要です。
よりきれいに保管する方法として、大容量ファイルやカードホルダーなどの収納アイテムを使用する方法があります。クリアファイルやリングファイル、ハガキ用のクリアポケット、ハガキホルダーなどがあり、100均などで購入できます。自分に合った収納アイテムを選び、背ラベルに分類項目を記入しておくと、探したい年賀状を見つけやすくなるでしょう。
年賀状を1枚ずつ取り出さずに保管するのであれば、簡易製本するという方法もあります。段ボールや厚紙などで表紙を作り、ガムテープや製本テープで束ねた年賀状を接着すると、文庫本のように保管できます。表紙には項目や年号を記入しておきましょう。
年賀状をデータ化して保存する方法
年賀状をデータ化して保存するには、カメラやスキャナー、年賀状スキャンサービスなどを利用する方法があります。年賀状をデジタルデータとして保存することで、以下のようなメリットが得られます。
- ・紙の年賀状を保管するスペースが不要になる
- ・経年劣化による色あせや破損を防げる
- ・送り主や年号などで必要な年賀状を検索できる
手軽にデータ化して保存するのであれば、スマホのカメラで年賀状を撮影する方法がおすすめです。年賀状をカメラで撮影してデータ保管できるアプリもあり、簡単にデータ化して保存できます。より美しくデータ化するには、スキャナーでスキャンする方法がおすすめです。スマホのカメラで撮影するよりもスキャナーでスキャンする方が画質は良く、画像の歪みも補正できます。画像編集ソフトを使うと、明るさや色味を調整することも可能です。
自分でデータ化するのが面倒な場合は、年賀状スキャンサービスの利用をおすすめします。料金はかかりますが、業者に年賀状を郵送するだけでデータ化してくれます。料金やサービス内容は業者によって違いがあるため、自分に合った年賀状スキャンサービスを選びましょう。
このように、年賀状はさまざまな方法で保管できます。2～3年は紙の状態で保管し、古くなったものからデータ化するなど、自分に合った方法で年賀状を保管してください。
まとめ
年賀状には、一般的な新年のあいさつとなるものとは別に、結婚や出産の慶事報告などの捨てるには忍びないと思えるものもあれば、返信方法の異なる喪中はがきや、新しい住所録となり得る引っ越しの便りもあります。
そのため、年賀状は2～3年の保管が一般的とされていますが、親類や友人、ビジネス関係などの項目別に仕分けて保管し、保管期間、仕分け方、保管方法、処理方法などのルールをあらかじめ決めておくことで、より簡単に整理ができます。
具体的な保管方法は「紙の状態で保管する」「データ化して保存する」の2つの方法があり、「データ化して保存する」には、カメラやスキャナー、年賀状スキャンサービスなどを利用する方法があります。
紙の年賀状を保管するスペースが不要になったり、送り主や年号などで必要な年賀状を検索できたりする便利なメリットがありますので、2～3年は紙の状態で保管し、古くなったものからデータ化するなど、ご自身や自社に合った方法で年賀状を保管して、ペーパーレスや業務効率化などにつなげてください。
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