展示会で交換した名刺とは？
展示会で交換した名刺は、その後の商談に繋げるための重要なキーアイテムです。企業同士が自社の製品やサービス、あるいは情報を展示することでプロモーションを図る展示会の場で獲得した名刺をのちの商談に活かさない手はありません。
この記事では、展示会で交換した名刺を商談に繋げる効率的な3つのコツをご紹介します。顧客獲得に相乗効果を発揮できる方法もご紹介していますので、獲得した名刺を最大限活用するのにお役立てください。
※本ページはプロモーションが含まれています。
展示会で名刺を交換する目的とは？
企業同士が展示会で名刺を交換する目的は、見込み顧客を増加させ、最終的に売上へと繋げることです。この場合の見込み顧客とは、展示会を通じて自社の製品やサービス、あるいは情報に触れることで関心を持ち、商談および契約に繋がる可能性のある顧客のことを指します。
見込み顧客はあくまで「見込み」であるため、最終的な商談や契約に繋げるためには、見込み顧客との継続的なコミュニケーションが欠かせません。そして、そのコミュニケーションのために必要なのが、名刺交換を通じた見込み顧客の情報獲得です。
まず展示会に出展・参加することで自社の製品やサービスの認知度を向上させ、次に名刺交換をはじめとした見込み顧客との交流や展示会後のフォローアップを図ることが、最終的な売上アップに貢献するでしょう。
展示会で交換した名刺が商談に繋がらない理由
展示会で交換した名刺は必ずしも商談に繋がるとは限りません。以下のような理由が挙げられます。
大量に収集した名刺の管理が煩雑
展示会で交換した名刺が商談に繋がらない理由の一つに、大量に収集した名刺の管理が煩雑であることが挙げられます。見込み顧客へのアフターフォローは早い方が良いのにも関わらず、得られた名刺の整理に時間を要してしまうがゆえに、チャンスを逃しているかもしれません。
展示会で交換した名刺は紙製なので、管理がずさんだった場合に紛失してしまったり、保管場所で眠り続けてしまったりする可能性があります。
獲得した名刺を商談に繋げ、チャンスロスを防ぐためにも、名刺の管理は怠らないようにしましょう。
来場者のほとんどの目的は情報収集
展示会への来場者のほとんどの目的は、自社業務に有用な製品やサービスの情報を収集することであり、来場前から製品やサービスの購入を検討している来場者は全体の1割程度だと言われています。
そのため、展示会の来場者は名刺交換をした相手であっても、その相手の氏名や会社名、商品およびサービスの特徴などを覚えていることは、ほとんどないのです。
展示会後に来場者側からアクションがある確率はかなり低いと言って良いでしょう。
見込み顧客へのフォローに手が回らない
ここまで見てきたように、展示会で名刺交換をした見込み顧客は、購入目的か情報収集目的のどちらで来場していたのかわかりません。適切なフォローさえあれば商談に繋げることができるかもしれませんが、実現することは難しいです。
その原因は、展示会でやり取りをした際の顧客の温度感が社内で共有されず、優先すべき見込み顧客がわかっていないということにあります。
温度の高い顧客へのフォローを後回しにしてしまい、その間に競合他社との商談が進んでしまう可能性もあるでしょう。
展示会で交換した名刺を商談に繋げる3つのコツ
名刺交換が必ずしも商談に繋がらない理由を踏まえて、どのようにすれば名刺交換から商談に繋げることができるのか、以下のような3つのコツをご紹介します。
展示会前・見込み度によってフォローの仕方を決めておく
フォローアップの形は様々で、展示会直後に感謝の旨をお伝えする即日のものもあれば、1週間ほど経過してから展示会での交わした話題を織り交ぜて自社の提供価値を改めて強調するもの、しばらく期間を空けてから自社の特別なプロモーション等のメッセージを通じて関心を引き続けるようなものもあります。どの見込み度の顧客にどのようなフォローをするのかを事前に決めておけば、優先すべき見込み顧客に多くのリソースを割くことができます。
例えば、見込み度の高い顧客に対しては、メール以外に電話やDMでのフォローが効果的であると言えます。確認すべきポイントとしては、展示会への来場目的や相手の抱える課題などが挙げられ、改めて認識を一致させることで取得したアポイントの当日に質の高い提案を持ち込み、商談へと繋げる可能性を向上させましょう。
一方で、見込み度の低い顧客へは、 ステップメールを通じた緩やかな中長期的フォローをすることで、見込み度の高い顧客に割くリソースを温存しておくのも一つの手段と言えます。また、メール配信の自動化を組み合わせて利用すれば、営業活動の負担を軽減することが期待できます。
展示会中・獲得した名刺を見込み度別に仕分けておく
展示会中に名刺交換をして獲得した名刺に、やり取りの中で感じた相手の温度感や課題などをメモして、
- ①すぐに商談に繋げられそう
- ②近い将来、商談に繋げられそう
- ③商談に繋げられなさそう
などの形で仕分けておくことが、その後の動きを決定づけるのに役立ちます。
また、来場者へのヒアリングやアンケートを実施することができれば、BANT条件（Budget・予算/Authority・決済フロー/Needs・ニーズ/Timeframe・導入予定時期）という客観的な視点で相手の興味関心のある内容が可視化され、見込み度別に仕分ける作業がスムーズになります。
展示会中に見込み度別の仕分けをしておくことで、名刺情報などをもとにしたその後の的確なフォローアップに活かしたり、社内での共有をより円滑に進めることができるでしょう。
展示会後・名刺情報を素早く社内共有する
展示会で名刺交換をした相手へフォローアップをするためにも、獲得した名刺を迅速に社内共有することで、情報管理の効率化を図ることができます。
効率的に共有するためには、まず名刺をデータ化すると良いでしょう。データ化することによって、展示会終了後すぐに御礼のメールを作成し、名刺交換をした相手の情報を互いが覚えているうちに交流を図る行動に移りやすくなります。
また、名刺情報に顧客との会話や温度感などのメモ等を含めて社内共有しておくことで、メール担当と電話担当とが分担されていても、共有された情報をもとに顧客ごとのフォローアップができ、商談率アップが期待できます。
展示会で交換した名刺情報を最大限に活用する方法
以下では先に述べた3つのコツを実践するために必要な、名刺情報を最大限に活用する方法をご紹介します。
名刺を素早くデータ化する
展示会で交換した名刺を最大限に活用するには、第一に素早いデータ化が必要です。名刺に書き込んだ相手の詳細や温度感などの重要な情報も社内で共有するには、印刷されたものから手書きのものまであらゆる文字をスキャンしテキストデータ化できる、高精度なOCR処理が欠かせません。
弊社の名刺データ入力代行サービスでは、名刺上に存在するあらゆる情報をご指定のフォーマットに入力し納品することができます。多数の外国語にも対応しており、名刺のデータ化を通じて顧客の検索や社内共有が容易になり、スムーズな情報管理が実現します。
名刺情報を一元管理する
データ化した名刺情報をそのまま一元管理できるソフトを導入することで、展示会で交換した名刺を最大限に活用することがより容易になります。名刺管理ソフトの主な機能として、OCR機能を用いた名刺の画像およびテキストの保存、オンライン上の名刺交換、名刺情報の検索機能などが挙げられます。
名刺管理ソフトを導入することで、社内の名刺情報を一元管理でき、そのままメール配信やDMの送付などへの二次的な利用が楽になります。
以下の記事では、名刺管理ソフトのメリットと選ぶ際のポイントを踏まえた上で厳選した、名刺管理ソフト10選をご紹介しています。
顧客管理ソフトと併用する
展示会で交換した見込み顧客との商談が成立した場合を考えて、顧客管理（CRM）を行うソフトを併用することも、名刺情報を最大限に活用する方法の一つです。顧客管理ソフトを導入すれば、取引している顧客の個人情報や購入回数、購入内容などの情報を長期的に一括管理できます。
以下の記事では、受注後にも活用することのできる便利なおすすめ顧客管理ソフト8つをご紹介しています。SFAとMAの違いから、導入のメリット・デメリットも解説していますので、お役立てください。
まとめ
展示会で交換した名刺を素早くデータ化し、名刺情報を一元管理することで社内での共有がスムーズになり、見込み顧客に対するより的確なフォローアップにつながります。
顧客の見込み度合いの見極めには人的資源を割く必要がありますが、一度リストアップができれば顧客管理ソフトやメール配信の自動化を併用することで、短期から長期のアプローチが容易に実現できます。獲得した名刺の素早いデータ化で見込み顧客対応を促進し、効率的に商談へ繋げるためにお役立てください。
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他にも手書きのアンケートや請求書、申込書などのデータ化といったDX化の推進を支援するサービスが多数ございますので、ぜひご検討ください。
